Maliyet Aşımı Nedir?
Bütçe aşımı olarak da bilinen maliyet aşımı, bir projenin veya işletmenin maliyetinin bütçelendiğinden artma eğiliminde olduğu senaryodur ve yanlış bütçeleme veya hesaptaki gerçek maliyetin düşük tahmin edilmesi nedeniyle maliyet artışından kaynaklanabilir. Bütçeleme sürecinde hesaba katılmayan bazı öngörülemeyen senaryolardan.
Özellikler
- Maliyet aşımı genellikle, projenin tamamlanma aşamasında çok sayıda beklenmedik maliyetle karşılaşan altyapı, bina ve BT projelerinde yaygındır.
- Politik nedenler, psikolojik nedenler ve teknik nedenler gibi üç faktörden sorumludurlar.
- Öncelikle finansman eksikliği, koordinasyon eksikliği, planlanmamış maliyet veya proje gecikmelerinden kaynaklanmaktadır.
- Her zaman belirsizdir ve aynı şey için bütçe yapmak mümkün değildir. Bir projenin veya işin belirli aşamaları fiili bütçelenmiş maliyeti geçme eğiliminde olduğunda gerçekleştiği kabul edilir.
- Maliyet aşımının ölçümü, farklı endüstriler veya şirketler için farklıdır.
Maliyet Aşımı Türleri
# 1 - Tahminler
İşle ilgili maliyet, kişisel önyargı ve görevin tamamlanmasında yer alan karmaşık prosedürler gibi faktörler nedeniyle küçümsenebilir. Daha doğru tahminler elde etme şansını artırmak için referans sınıf tahmin metodolojisini kullanabiliriz. Sorun şu ki, en iyi tahminler, mükemmel tahmini hesaplamak için yanlış olabilir ve bu nedenle, bir beklenmedik durumu bütçenin bir parçası olarak tutmak, gelecekte olumsuz senaryolarla yüzleşmek için her zaman iyi bir uygulamadır.
# 2 - Risk
Risk, olasılık tayin edemediğimiz herhangi bir senaryo olabilir. Daha önce tahmin edilemezler ve zaman zaman doğal afet gibi işin kontrolü dahilinde değildirler, bu da bir projenin tamamlanmasını geciktirebilir veya sonunda işletmeye zarar verebilir. Uygun bir risk yönetimi planı, işletmenin riski bir dereceye kadar azaltmasına yardımcı olabilir, ancak risk, her işletme veya projenin karşılaştığı birincil türdür.
# 3 - Scope Creek
Kapsam deresi, projede veya işletmede hesaba katılmamış faaliyetlerin ortaya çıktığı ve bütçeye veya fiili maliyete dahil edilmeyen durumlar olarak tanımlanır. Yönetim, geliştikçe veya gerektiğinde projeye özellikler eklemeye devam ettiğinde veya proje ekibinin çok yaratıcı olduğu ve belgelenmemiş faaliyetleri dahil etmeye başladığı durumlarda olabilir. Proje yönetimi ve kontroller, öncelikle bütçenin sürekli yeniden değerlendirilmesiyle bu tür senaryoları önleyecek şekilde tasarlanmıştır.
# 4 - Maliyet Arttırma
Maliyet artışı, başlangıç bütçesinde hesaba katılmayan bir dönem boyunca belirli bir kalemin fiyatındaki artışı içerebilen enflasyon gibi ekonomik faktörlerle daha çok ilgilidir.
Maliyet Aşımından Nasıl Kaçınılır?
- Geleneksel teknikler PRINCE gibi proje yönetimi araçlarının uygulanmasını içerir, ancak sonuçlar garanti edilmez.
- Günümüz senaryosunda, Agile gibi daha modern araçlar ve uygulamalar, işletmelerin maliyet aşımıyla başa çıkmalarına yardımcı olmak için geleneksel teknikleri devralmaktadır.
- Bir birim olarak iş, proaktif olarak plan yapmalı ve böyle bir aşırılığa yol açabilecek birkaç senaryo içermelidir.
- Aylık veya üç aylık tahmin, bütçeye göre fiili değişimleri dikkate almak ve buna göre plan yapmak için bir zorunluluktur.
- Proje planlama aşamalarında, bu temel teşkil ettiği için işletme çok dikkat etmelidir.
- Satıcının işe alınması sırasında satıcının gerçekleştirme ve teslim etme kabiliyetinin iyice kontrol edilmesi gerekir.
- İşletme, maliyetin daha iyi kontrol edilmesi için modern zamanlama araçlarını ve çizelgeleri kullanma pratiği yapmalıdır.
- Proje yöneticisinin projeyi sürekli olarak izlemesi ve kontrol etmesi gerekir.
- Proje veya işletmenin paydaşları değişen senaryolar hakkında her zaman bilgilendirilmeli, böylece aynı sayfada olurlar ve bu şekilde işletme bilgilerini kullanabilir.
- Scope deresi ile mücadele bir zorunluluktur ve işletmeler başlangıçta planlanan kapsamda kaldıklarını görmelidir.
Nedenleri
- Planlanmamış maliyet: Öngörülemeyen senaryolar, başlangıçta plana veya bütçeye dahil edilmeyen birkaç faaliyet ortaya çıkarabilir. Teknik, politik veya psikolojik nedenlerden kaynaklanıyor olabilir.
- İletişim Bozulması: İlgili iki departman veya ilgili kişiler arasındaki bir yanlış anlama, gereksiz maliyetlere neden olabilir.
- Proje Kapsamında Değişiklik: Scope deresine yol açan olay, bunun başlıca nedenlerinden biridir. Kapsam deresi, projede veya işletmede hesaba katılmamış faaliyetlerin ortaya çıktığı ve bütçeye veya gerçek maliyete dahil edilmeyen durumlar olarak tanımlanır.
- Proje Karmaşıklığının Küçültülmesi: Projenin veya işin belirli aşamaları o kadar karmaşıktır ki, uygun şekilde bütçelemek bazen zor bir iştir. Bu daha çok büyük, pahalı projelerle ilgilidir.
- Yetersiz Finansman: Finansman, her işletmenin veya projenin belkemiğini oluşturur. Sermaye sıkıntısı, sonunda, proje veya işletmenin ortak faaliyetlerini finanse etmekte sıkıntı yaşayabileceği maliyet aşımına yol açabilir.
- Liderlik Deneyiminin Eksikliği: Nispeten deneyimsiz bir yönetim veya verimsiz bir yönetim, projenin yanlış planlanmasına ve yanlış proje bütçelemesine yol açabilir. Bu nedenle, zamanla proje yanlış bütçelemenin kurbanı olabilir ve bir maliyet aşımı durumuna düşebilir.
- Acil Durum Planının Olmaması: İş, kaçınılmaz senaryolar için yedekleme planlaması veya acil durum planı olmadığında da zarar görür. Normal bütçeli maliyetten bazı sapmalar milyonlara mal olabileceğinden, özellikle büyük ölçekli projeler için bir yedekleme planı şarttır.
- Proje Gecikmeleri: Projenin olağan planlanan tamamlanmasından sonra tamamlanmasındaki gecikmeler, son tamamlanma tarihinin ötesine uzanan faaliyetler bütçeye dahil edilmediğinden, sonunda maliyet aşımına yol açar.
Maliyet Aşımının Önlenmesi
1 - Doğru Planlama
Planlama, her projenin veya işin temelini oluşturur ve maliyet aşımını önlemenin en iyi yolu, onu proje yürütülmeden önce planlamaktır. Tahminler ne kadar doğru olursa, projenin bütçesine bağlı kalma şansı o kadar artar.
# 2 - Satıcıların Bilgisi
Satıcılar işe alınmadan önce iyice değerlendirilmelidir. En kötü durum senaryolarından kaçınmak için, yetenekler ve dosyalardaki deneyimleriyle ilgili tam bilgi proje ve işletme tarafından edinilmelidir. Satıcı ile ilişki sağlamlaştırılmadan önce uygun durum tespiti gereklidir.
# 3 - Scope Creek'ten Kaçının
Bir çok gereksiz faaliyet projede yer bulmamalı ve işletme veya proje, plana minimum sapma ile projenin orijinal kapsamında kalmalıdır.
# 4 - Proje Planlama Aracının Kullanımı
Projeyi izlemek ve kontrol etmek için, Gantt excel şeması veya proje izleme şablonu gibi modern araçların kullanılması, proje yöneticisinin projenin her aşamasından ve maliyet aşımı olasılıklarından haberdar olması için uygulanmalıdır.
Sonuç
Bu, her işletme veya projenin karşılaştığı kaçınılmaz bir senaryodur, ancak bunun nasıl en aza indirileceği veya nasıl azaltılacağı büyük ölçüde yönetime veya proje yöneticisine bağlıdır. Proaktif bir yaklaşım, işletmenin doğru planlama ve tahminlerin kapsamlı bir analizi ile maliyet aşımı olasılığını azaltmasına yardımcı olabilir.
