Muhasebe Departmanı Tanımı
Muhasebe departmanı, bir firmada mali tabloların hazırlanması, genel muhasebe defteri bakımı, faturaların ödenmesi, müşteri faturalarının hazırlanması, maaş bordrosu ve daha fazlasıyla ilgilenen bölümü ifade eder. Başka bir deyişle, işletmenin genel ekonomik cephesini yönetmekten sorumludurlar. İster ev dışında faaliyet gösteren küçük bir firma ister büyük bir çok uluslu şirket olsun, herhangi bir işletmenin herhangi bir muhasebe departmanı olmadan çok uzun süre faaliyet göstermesi imkansızdır.
Muhasebe Departmanının Fonksiyonları
- Tüm ticari işlemleri, herhangi bir zamanda erişilebilecek ve gözden geçirilebilecek şekilde sistematik bir şekilde doğru ve kapsamlı bir şekilde sürdürmek ve kaydetmek.
- Kuruluş içinde değerli kaynaklarını korumak için yeterli iç kontrol sağlamak.
- Performans değerlendirmesi için bir temel sağlamak ve kuruluş genelinde hesap verebilirlik oluşturmak.
- Şirket maliyetlerinden kaynaklanan maliyetleri takip etmek ve işletme maliyetlerini düşürmek amacıyla mevcut işlemlerin değiştirilmesini tavsiye etmek.
- Finansal verilerin uygun şekilde sunulması yoluyla karar alma sürecinde üst yönetimi desteklemek.
- İş ihtiyaçlarının öngörülmesine ve kaynakların beklenen kullanılabilirliğine dayalı olarak planlama yapmak.
Roller ve Sorumluluklar
- Temel sorumluluklardan biri, tüm finansal verileri uygun şekilde toplamak ve ardından finansal tabloları / raporları hazırlamaktır. Bu raporlar, bütçelerin, tahminlerin ve diğer karar alma raporlarının hazırlanmasında kullanılır. Ek olarak, bu raporlar ayrıca kredi verenler, yatırımcılar ve diğer paydaşlarla iletişim için kullanılır.
- Zamanında ödeme almalarını sağlayarak satıcılarla sağlıklı bir ilişki sürdürmek. Ancak, zamanında veya peşin ödemeler nedeniyle indirim / teşviklerden yararlanarak tasarruf etme fırsatları aramalıdırlar. Aynı zamanda, muhasebe departmanı, ödeme başına asgari para miktarının, ancak herhangi bir geç ödeme ücreti olmaksızın gittiğinden emin olmalıdır.
- Hesap alacaklarını ve ödenmemiş faturaları takip edin ve herhangi bir tahsilat işleminin gerekli olması durumunda tavsiye verin. Muhasebe departmanı, müşterilerin faturaları zamanında ödemelerini ve onlarla samimi / dostane bir ilişki sürdürmelerini sağlamalıdır.
- Bordro işlevinden yalnızca kendisi sorumludur. Tüm çalışanlara zamanında ve doğru bir şekilde ödeme yapılmasını sağlamalıdırlar. Ayrıca bakanlık, çalışan vergilerinin doğru bir şekilde değerlendirildiğinden ve ödemelerin eyalet ve federal yetkililere zamanında yapıldığından emin olmalıdır.
- Mutabakatlar yoluyla finansal kontrolleri sürdürmeleri ve US GAAP gibi geçerli muhasebe standartlarına uymaları gerekir. Tüm bu uygulamalar herhangi bir dolandırıcılık ve hırsızlığı önlemek için uygulanmaktadır. Bir finans kontrolörü olarak, departman prosedürlerin herhangi bir gevşeklik olmadan uygun şekilde sürdürülmesini sağlamalıdır.
Muhasebe Departmanı Yapısı
Çoğu şirketin muhasebe departmanında birden fazla personeli vardır ve bu nedenle, yönetimini kolaylaştırmak için bir organizasyon yapısı oluşturmaları gerekir. Genel olarak, Finans Direktörü (CFO), Mali Kontrolör, Yöneticiler ve Muhasebecilerden oluşur. Yapı aşağıdaki gibidir:
- CFO, departmanın en üstündedir ve doğrudan işletme sahibine veya İşletme Direktörüne (CEO) rapor verir.
- Mali Kontrolör, CFO'ya bağlıdır ve departman içinde daha spesifik sorumluluklara sahiptir.
- Finans Kontrolörü genellikle bir Yöneticiler ekibine sahiptir - Bordro Yöneticisi, Alacak Hesapları Yöneticisi ve Borç Hesapları Yöneticisi.
- Her bölüm yöneticisinin genellikle bir Muhasebeci ekibi vardır.
Muhasebe Departmanının Değeri
Muhasebe departmanı, tüm yasal gerekliliklere uyumu sağlarken, hem geliri (para girişi) hem de giderleri (para çıkışı) izlemeye yardımcı olduğundan, bir işletmenin yürütülmesinde hayati bir rol oynar. Buna ek olarak, yönetime, kredi verenlere, yatırımcılara ve bunları bilinçli iş kararları almak için kullanan diğer paydaşlara nicel finansal bilgiler sağlar.
Muhasebe Departmanının Kilit Pozisyonları
Aşağıdakiler temel konumlardan bazılarıdır:
- Finans Direktörü (CFO): CFO'lar genellikle büyük şirketlerin finans departmanının en üstünde yer alırlar. İşletmenin mali durumunu denetlemekten ve finansal planlama ve raporlama, kısa ve uzun vadeli iş stratejisi, denetim, iç risk yönetimi vb. Dahil olmak üzere genel finans departmanını yönetmekten sorumludurlar. Ayrıca üst yönetimin finansal sonuçları anlamasına yardımcı olurlar. çeşitli devam eden faaliyetlerin - organizasyon içinde ve dışında.
- Finansal Kontrolör: Finansal Kontrolörler, CXO'larla birlikte çalışırlar ve finansal muhasebenin yanı sıra proje yönetimi, bütçe ve daha fazlası hakkında raporların hazırlanmasından sorumludurlar. Ancak, ana odak noktaları, acil finansal sorunları yönetmektir.
- Hazine Müdürü: Hazine Yöneticileri, en iyi yatırım fırsatlarının belirlenmesi, kredi olanaklarının optimize edilmiş kullanımı, finansman maliyetlerinin azaltılması vb. Dahil olmak üzere çeşitli hazine politikalarının oluşturulmasına ve geliştirilmesine yardımcı olur.
- Muhasebe Müdürü / Baş Muhasebeci / Muhasebe Şefi : Bu yöneticiler, tüm finansal işlemlerin sürdürülmesi ve raporlanmasından sorumludur. Ayrıca, denetim politikası ve yasal gerekliliklere dayalı olarak muhasebe ilkelerini belirler ve uygularlar.
- Muhasebeci: Muhasebeciler, tüm finansal bilgilerin ölçümü ve yorumlanmasında yer aldıkları için muhasebe departmanında hayati bir rol oynarlar.
