Denetim İzi Anlamı
Denetim izi, finansal verilerin kaynağını izlemek için sistematik bir kayıttır ve bir dizi faaliyetin kronolojik, belgesel kanıtını sağlar ve bu nedenle verilerin doğruluğunu doğrulamak ve işlemleri izlemek için kullanılır.
Üç temel soruyu yanıtlar-
- Olay neydi?
- Etkinliği kim başlattı / başlattı?
- Etkinliğin tarihi ve saati?
Denetim İzi Örnekleri
Aşağıda bazı örnekler verilmiştir.
Örnek 1
Bir karton satın alma işlemi için denetim izi nasıl olur?
Çözüm -
Karton karşılığında ödenen nakit ayrıntılarını, işlemin tarihini ve satın alındığı yeri içeren bir makbuzdan oluşacaktır.
Örnek 2
Bir şirket, çalışanları için bir dizüstü bilgisayar satın almak istiyor. Bir denetim geçmişine neler dahil edilir?
Çözüm -
Finans ekibi, bir satın alma yetkisi vermek için bir satın alma siparişi oluşturacaktır. Dizüstü bilgisayarın satın alındığı mağaza, satın alınan ürünün satış tarihi, miktarı ve açıklamasını içeren faturayı verecektir. Tüm bu belgeler bir denetim izinden oluşacaktır.
Avantajlar
Gereksinimlere bağlı olarak farklı kullanıcılar bunu farklı şekilde kullanır. Bu yolun önemli avantajları aşağıdadır:
- Hesap Verebilirlik: Kullanıcıların eylemleri açısından hesap verebilirliği belirler. Uygunsuz bilgilerin girişini veya bilgilere yetkisiz erişimi engeller. Ayrıca, kullanıcının her eylemi kaydedilir ve bu da sistemdeki ilgili değişikliklerin / modifikasyonların izlenmesine yardımcı olur.
- Olayların Yeniden Yapılandırılması: Tüm bilgileri canlandırabilir ve bir olayla ilgili temel ayrıntıları kim, ne zaman ve ne gibi izleyebilir. Gelecekteki olayları önlemek için kaynak sorunlarının tespit edilmesine ve bunların düzeltilmesine yardımcı olur.
- İzinsiz Giriş Tespiti: Yetkisiz erişimi tanımlamaya yardımcı olur. Birçok düzenleme, veri gizliliğini korumayı zorunlu kılmıştır. Fikri mülkiyetin, mali kayıtların, kişisel bilgilerin vb. Korunmasına kadar uzanır.
- Sorun Tanımlama: Gerçek zamanlı izleme yoluyla denetim günlükleri, operasyonel sorunları, olağandışı veya şüpheli etkinlikleri veya sistem hatalarını gösteren sorunları tanımlar.
- Dolandırıcılığı önleyin - Uygun kayıtlar tutulduğunda tutarsızlığı tespit etmek kolaydır. Ayrıca, kullanıcılar işlemlerin kaydedildiğini ve izlenebilir olduğunu bildiğinden, muhtemelen bu tür bir faaliyete teşebbüs etmeyeceklerdir.
- Denetimlere yardımcı olur - İşletmelerin çoğu için denetim zorunludur. Her işlem için iz sürüldüğünde, denetçilerin geçerliliğini belirlemesi kolaylaşır. Denetim süresini ve uygun maliyetli hale getirir. Aynı zamanda denetçilerin şirketin iç kontrollerine güvenmesine ve denetimin kapsamına karar vermesine yardımcı olur.
- Hataların tanımlanması ve düzeltilmesi - Varsa hataları bulmak için kolayca incelenebilecek kapsamlı ve kolayca bulunabilen bilgiler sağlar. Her şeyi izlediğinden, hata aynı anda düzeltilebilir ve birçok kişinin hatayı defalarca düzelttiği zamandan tasarruf sağlar.
- Düzenleyici standartlara bağlılık - Düzenleyici standartlara uymak için bir denetim izi sürdürmek çok önemlidir. İşlemlerin özünü yasal amaçlar için gerektiği ve gerektiği zaman anlamaya yardımcı olur.
- Kredi belgeleri - Borç verenler, bir şirkete kredi vermeden önce bazı gelir ve nakit akışları kanıtı ister. Bu iz, gerekli belgelerin sağlanmasına yardımcı olabilecek işlemlerin ayrıntılı bir kaydını tutar.
Sınırlamalar
- Erişim ve depolama için kullanılan konum dahil olmak üzere denetim takibinin sürdürülmesindeki zorluk
- Veri günlükleri ağır olabilir ve bu da depolama maliyetlerinde artışa neden olur.
- Veri koruma ve operasyonel performans arasında bir denge kurmak bazen zorlaşır.
- Uygunsuz kullanımdan kaynaklanan veri kayıpları, kârlara ve itibara veya yasal işlemlere doğrudan zarar vererek çok maliyetli olabilir.
Sonuç
- Denetim izi bilgileri güvenli bir yerde saklanmalıdır
- Bu yolun zamanında ve düzenli olarak yedeklenmesi gerekir
- Yüksek depolama maliyetinden kaçınmak için yalnızca yararlı bilgiler toplanmalıdır
- Denetim günlükleri düzenli aralıklarla gözden geçirilmelidir
- Sistem kullanıcıları, izlerin kullanılabilirliğini sağlamak için denetim izlerinden haberdar olmalıdır.
