Excel Dosya Boyutu Nasıl Küçültülür?
Aşağıda, excel çalışma kitabının dosya boyutunu küçültmek için 4 yöntem bulunmaktadır.
- Dosyayı İkili Biçimde Kaydet
- Gereksiz Formülleri Değerlere Dönüştür
- Resmi Sıkıştır
- Pivot Önbelleği Silme
Her yöntemi ayrıntılı olarak tartışalım -
# 1 - Dosyayı İkili Biçimde Kaydet
Excel dosya boyutu, normal .xlsx biçimini ikili biçim olan .xlsb biçimine dönüştürülerek azaltılabilir. Böylelikle dosya boyutunu mümkün olan en düşük boyuta düşürür.
- Adım 1 - Excel dosyası .xlsx formatını açın.
- Adım 2 - Ardından Dosya sekmesine tıklayın. Excel'deki Dosya Sekmesi açılır listesinde, Excel'de Farklı Kaydet'i seçin.
- Adım 3 - Şimdi Göz Atma Seçeneğini seçin , ardından bir iletişim kutusu açılacaktır.
- Adım 4 - Ardından "Dosya Adı" na dosya adını girin, şimdi "Kayıt türü" açılır menüsünde .xlsb biçimini seçin ve "Kaydet" i tıklayın.
Bu yaklaşım, elektronik tablonun boyutunu küçültmek için dosyayı excel yapmalarını sağlayacaktır.
# 2 - Gereksiz Formülleri Değerlere Dönüştür
Excel dosya boyutunu azaltmak için kullanılabilecek bir sonraki yaklaşım, gereksiz formülleri değerlere dönüştürmektir. Metodolojiyi anlamak için kullanılabilecek adımların listesi aşağıdadır.
- Adım 1 - Excel dosyasını açın ve tüm çalışma sayfasını veya formüllerden değerlere dönüştürülecek sütun sayısını seçin.
- Adım 2 - Şimdi "F5" tuşuna basın, açılır iletişim kutusu görünecektir. Ardından "Özel" i tıklayın.
- Adım 3 - Bu, aşağıda gösterildiği gibi başka bir iletişim kutusu açacaktır, ardından "Formüller" için radyo düğmesine ve ardından Tamam'a tıklayın.
- Adım 4 - Artık formül içeren tüm hücreler seçildi. Ana Sayfa sekmesine gidin ve "Yapıştır" ı tıklayın.
- 5. Adım - Şimdi, "Yapıştır" tıklandığında açılır menü göründüğünde Değerler'i seçin. Ardından "Değerleri Yapıştır" ı tıklayın.
- 6. Adım - Veya kısayol tuşu CTRL + ALT + V kullanın , ardından aşağıdaki gibi bir iletişim kutusu görünecektir. "Değerler" radyo düğmesini seçin ve "Tamam" ı tıklayın.
Bu, seçilen formülleri değerlere dönüştürür ve bu da, elektronik tabloyu küçültmek ve daha hafif hale getirmek için dosyayı azaltmamızı sağlar.
# 3 - Resmi Sıkıştır
Bir sonraki yaklaşım, çalışma kitabı boyutunu küçültmek için görüntüyü bir excel dosyasına sıkıştırmaktır. Bu yöntem, çalışma kitabında veya çalışma sayfasında bulunan çok fazla resme sahip olduğumuzda çok önemlidir, bu da excel dosyasının boyutunu büyütmeye çalışır.
- Adım 1 - Sıkıştırmak istediğiniz görüntüye tıklayın. Ardından, aşağıda gösterildiği gibi şerit alanındaki "Biçim" sekmesine gidin.
Bu, yalnızca resim seçildiğinde görünen resim aracıdır.
- Adım 2 - "Biçim" sekmesinde, "Resimleri Sıkıştır" ı seçin.
- Adım 3 - Resmi sıkıştır simgesini seçtikten sonra bir iletişim kutusu görünecektir.
- Adım 4 - "Yalnızca bu resme uygula" seçeneği, kullanıcının yalnızca seçilen resmi sıkıştırmasına izin verir. Bu seçeneğin seçiminin kaldırılması, çalışma kitabındaki tüm görüntülerin sıkıştırılmasına izin verir. Ayrıca, paylaşım için minimum belge boyutu olan "E-posta (96 ÜFE)" seçeneğini seçin.
- Adım 5 - Tamam'a tıklayın ve çalışma kitabını kaydedin. Bu, genel excel dosyasının boyutunu azaltacaktır.
# 4 - Pivot Önbelleğini Silme
Aşağıdaki yaklaşım, kaynak verilerden pivot tablo oluştururken pivot önbelleği silerek excel dosya boyutunu azaltmaya yardımcı olacaktır.
- Adım 1 - Pivot tablo araçlarında "Analiz" sekmesini seçin. Bu sekme yalnızca excel dosyasındaki pivot tablo seçildiğinde görünür.
- Adım 2 - Şimdi pivot seçenekleri açılır menüsünü ve ardından seçenekleri tıklayın.
- Adım 3 - Bir iletişim kutusunun yanında, Veri sekmesine gidin.
- 4. Adım - Şimdi "Kaynak verileri dosyayla kaydet" onay kutusunun işaretini kaldırın. Bu seçenek herhangi bir pivot önbellek oluşturmaz ve excel dosya boyutunun küçültülmesini sağlar.
- Adım 5 - Şimdi "Dosyayı açarken verileri yenile" seçeneğini seçin, bu, excel dosyası açılır açılmaz özetin yenilenmesini sağlayacaktır. Seçenek belirlenmemişse, pivot tablonun manuel olarak yenilenmesi gerekir, bu da bir pivot önbellek oluşturulmasına yol açar.
Adım 6 - Ardından Tamam'a tıklayın. Bu, excel dosya boyutunun küçültülmesini sağlayacaktır.
Hatırlanacak şeyler
- XLSB dosya formatı çok daha hızlı açılma ve kaydetme eğilimindedir. Bununla birlikte, makro özellikli ve sorgu tabanlı excel dosyalarının XLSB olarak çalışırken işlevsel hatalara neden olabileceğinden XLSB'ye dönüştürülmemesi gereken durumlarda dikkate alınması gereken birkaç nokta bile vardır.
- Ayrıca, XLSX formatı için excel dosya boyutu 5MB ila 7MB arasında ise, yalnızca XLSX dosya boyutu MB cinsinden iki veya üç haneye yakınlaştırırsa olduğu gibi bırakılabilir. Daha sonra excel dosyalarının, en uygun yaklaşımlardan herhangi birini kullanarak dosya boyutunu küçülttüğü düşünülebilir.
- Sıkıştırılmış sıkıştırılmış klasör kullanmak gibi başka yaklaşımlar da vardır; bu, excel dosyasına sağ tıklayarak, gönder'e giderek ve ardından sıkıştırılmış bir sıkıştırılmış klasöre tıklayarak yapılır. Bu, paylaşım sırasında dosya boyutunu azaltacaktır. Bu, birden çok dosya seçip ardından dosyaları sıkıştırılmış bir klasörde sıkıştırarak da yapılabilir.
- Genel olarak daha büyük veri kümeleri için verileri özetlemek için kullanılan formüllere göre pivot tabloları tercih edin; bunun dosya boyutu üzerinde daha az etkisi olacaktır. Ayrıca, formüllerin daha fazla kullanımı varsa, formül sekmesinde Otomatik hesaplama modunu Manuel moda değiştirin. Bu, dosyanın açılmasını, değişiklik yapmasını, excel dosyasını güncellemesini ve dosyaları çok daha hızlı kapatmasını sağlayacaktır.
