Excel'de Açılır Listeyi Düzenleme
Açılır listeleri excel'de düzenlemeye başlamadan önce, excel'deki bir listenin temellerini bilmeliyiz. Basitleştirilmiş terimlerle, içindeki, exceller, excel'deki sütunlardır. Ancak sütunlarda, herhangi bir açılır menümüz yok. Değerleri manuel olarak giriyoruz veya başka bir kaynaktan verileri yapıştırıyoruz. Ancak anketler oluşturuyorsak veya başka bir kullanıcıdan veri girmesini istiyorsak ve aralarından seçim yapabileceğiniz bazı özel seçenekler vermek istiyorsak, excel'deki açılır menüler kullanışlı olur.
Yukarıda açıklandığı gibi, excel'deki açılır menüler, kullanıcının bir hücreye seçim yapabileceği bazı belirli değerlerle değerleri manuel olarak girmesine yardımcı olur. Anketlerde olduğu gibi, bir kişinin cinsiyetiyle ilgili bir soru varsa, her kullanıcıdan o soru için değer girmesini istersek, o zaman veri sıralı olmayacaktır. Bazı insanlar cevapları büyük harfle, bazıları küçük harfle yazabilir veya bazıları bazı yazım hataları yapabilir. Ancak kullanıcılara, Erkek veya Kadın arasından seçim yapabilecekleri iki değer verirsek, verilerimiz tam istediğimiz sırada olacaktır. Bu, excel'de açılır listeler oluşturarak yapılır.
Açılır listeleri excel'de düzenlemenin çeşitli yolları vardır; onlar:
- Aşağı Açılan Değerleri Manuel Olarak Verme ve veri doğrulama.
- Açılır Aralıklar Verme ve Veri Doğrulamayı Kullanma.
- Tablo Oluşturma ve Veri Doğrulamayı Kullanma.
Veri Doğrulama, Veri Araçları bölümündeki Veri Sekmesi altında bulunan bir seçenektir.
Excel'de Açılır Liste Nasıl Düzenlenir?
Açılır listeyi excel'de nasıl düzenleyeceğinizi açıklayan üç yöntem vardır:
Bazı örneklerle açılır listeler yapmayı öğrenelim ve açılır listeyi Excel'de düzenlemek için her işlemi öğrenelim.
Örnek 1 - Açılır Değerleri Manuel Olarak Verme ve Veri Doğrulamayı Kullanma.
Adım için, açılır değerlerin girilmeye hazır olması gerekir. Ayakkabı Markasını seçmek için değerlere sahip olmak istediğimizi varsayalım. Şimdi, açılır menüyü ekleyeceğimiz bir hücre seçmemiz gerekiyor.
- B2 hücresinde, açılır listemize gireceğiz.
- Veri Araçları bölümünün altındaki Veri Sekmesinde, Veri Doğrulama'yı tıklayın.
- Excel'de Veri Doğrulamaya tekrar tıklayın ve bir iletişim kutusu belirir,
- İzin Ver listesi altındaki Ayarlar'da Listeler'i seçin.
- Kaynak bölümünde, açılır seçenekler için değerleri manuel olarak girin.
- Tamam'a tıkladığımızda, açılır menümüzü oluşturduk.
Yukarıdaki yöntem, excel'de bir açılır liste oluşturmanın ve düzenlemenin en kolay yoludur, ancak ayakkabı seçimi için daha fazla değer girmemiz gerekirse, tüm süreci yeniden yapmamız gerekir.
Örnek 2 - Açılır Aralıklar Verme ve Veri Doğrulamayı Kullanma.
Örneğin ben bir öğretmenim ve öğrencilerimden projelerini tamamlamış olsun ya da olmasın bir cevap istiyorum. Anket için onlara sadece üç seçenek vermek istiyorum: Tamamlandı, Beklemede, Başlamadı.
Evet, yukarıdaki işlemi kullanabilirim ancak veri doğrulama sekmesine gidip değerleri değiştirebildiği için kullanıcı tarafından değiştirilebilir. Bu süreçte, bir değer aralığı seçeriz ve diğer kullanıcının doğrulamayı veya açılır menüyü düzenleyememesi için sütunları gizleriz.
- Bir liste veya sütunda, açılır menüler için değerleri kopyalayın veya not edin.
- Doğrulamayı girmek istediğimiz hücrede hücreyi, yani B2 hücresini seçeceğiz.
- Veri araçları bölümündeki Veri Sekmesi altında, Veri Doğrulama'ya tıklayın.
- Veri Doğrulamaya tekrar tıklayın; bir sihirbaz kutusu belirir.
- Ayarlarda, İzin Ver altında Listeler'e tıklayın.
- Kaynak sekmesinde, açılır liste için veri aralığını seçin.
- Tamam'a tıkladığımızda, B2 hücresinde bir açılır menü var.
- Doğrulamayı tüm hücrelere kopyalayın (B6 hücresine kadar). Şimdi istediğimiz tüm hücrelerin bir listesini açmalıyız.
Şimdi, açılır menünün kaynağı olan hücre aralığımızı gizlesek bile, hiçbir kullanıcı doğrulamayı düzenleyemez. Yukarıdaki işlem de ilk örnekle aynı dezavantaja sahiptir çünkü başka bir Yarı Tamamlandı seçeneği eklemek zorunda kalırsam, işlemi baştan tekrar etmem gerekir. Kaynağa yeni seçeneği eklemem ve yeni bir doğrulama girmem gerekiyor.
Örnek 3 - Bir Veri Tablosu Oluşturma ve Veri Doğrulamayı Kullanma.
Bu yöntemde, bir veri tablosu oluşturacağız ve daha önce olduğu gibi veri doğrulamasını kullanacağız. Ancak bu yöntemi kullanmanın yararı daha sonra açıklanacaktır. Diyelim ki bir restoranım var ve müşteriler için seçmem gereken bazı yemekler var. Verileri aşağıdaki gibi bir sütuna ekledim.
- İlk adım, bir tablo oluşturmak, verileri seçmek ve Ekle sekmesinde Tablolar'a tıklamaktır.
- Aşağıdaki pencere açılacak ve ok'a tıkladığımızda A sütununda tablomuzu oluşturduk.
- Bu masayı "Restoran" olarak adlandıralım. Sol köşede, tabloyu yeniden adlandırmak için bir seçenek olduğunu görebiliriz.
- Masayı Restoran olarak yeniden adlandırın ”.
- Şimdi açılır listeyi eklemek istediğimiz hücreyi seçin.
- Veri sekmesinin altında, Veri Doğrulamayı tıklayın.
- İzin Ver sekmesinde Listeler'i seçin.
- Şimdi Kaynak'a şunu yazın,
- Tamam'a tıkladığımızda, açılır listenin verilere eklendiğini görebiliriz.
- Şimdi, ekleyecek başka bir menüm varsa, varsayalım Çorbalar.
- Menü sekmesindeki yeni girişin de açılır menümüzde görüntülendiğini görebiliyoruz.
Yukarıdaki süreç, yeni bir girişin oluşturulması ve açılır listelerin baştan yapılması gerektiğinde sorunumuzu çözdü.
Excel'de Açılır Listeyi Düzenle'nin Açıklaması
Verilerimizde açılır listelere neden ihtiyacımız olduğunu yukarıda zaten açıkladım. Kullanıcının, aralarından seçim yapabileceği bazı belirli değerlerle bir hücreye değerleri manuel olarak girmesine yardımcı olur.
Kullanıcılardan excel'deki açılır listelerden bazı özel seçenekleri seçmelerini isterken, açılır listelerin oluşturulması ve düzenlenmesi, bir kullanıcı yanlış değerler girebildiğinden ve bu da verileri engelleyen kullanışlı hale gelir.
Excel'de Açılır Listeyi Düzenlerken Dikkat Edilmesi Gerekenler
- Değerleri manuel olarak düşürmek veya aralıkları ayarlamak için girersek, yeni bir girişin yeni bir açılır listeyle eklenmesi gerekir.
- Tablolara yeni bir giriş ekleyebiliriz ve açılır menüde güncellenir.
- Açılır listeyi görüntülemek veya düzenlemek için hücreye tıklamamız gerekir.
