Satın Alma Emri Anlamı
Bir Satın Alma Emri (PO), alıcı ile satıcı arasında yasal bir belge görevi görür; burada, alıcı, mal ve hizmetleri, teslimat tarihini, sözleşmeye göre ödeme koşullarını vb. Detaylandıran bu sözleşmeyi gönderir. Genellikle, satıcı, Alıcı, mal ve hizmetlerin tesliminden sonra ödeme yapmakla yasal olarak yükümlü olduğundan, alıcı herhangi bir risk taşımamaktadır.
Türler
Aşağıdaki gibi dört tür satın alma siparişi vardır:
- Standart PO - Yaygın olarak kullanılırlar, çoğunlukla tek seferlik taleplere uygulanabilir. Bu PO'lar, siparişlerin belirli bir tarih ve saatte teslim edilmesi gerektiğinde kullanılır.
- Planlanan PO - Bu PO'da, her normal şeyden bahsedilir, ancak planlanan teslimat tarihi belirsizdir.
- Blanket PO - Bu siparişte fiyat, miktar, teslim tarihi, tümü geçicidir. Yalnızca ürünlerin ayrıntıları ve belirli terimler belirtilmiştir. Satın alma siparişi nihayet serbest bırakıldığında diğer ayrıntılar belirtilir.
- Sözleşme PO - Bu tipte, sadece sözleşmenin şartları belirlenir, başka hiçbir şey belirtilmez ve gelecekte bu CPO'ya atıfta bulunularak standart satın alma siparişleri oluşturulur.
Satın Alma Siparişi Nasıl Kullanılır?
- Her şeyden önce alıcı, gerekli siparişi detaylandırarak satıcıya veya satıcıya kağıt üzerinde veya elektronik olarak bir satın alma emri gönderir.
- Satıcı siparişi yerine getirebileceğini tespit ederse, alıcıya bir teyit gönderilir.
- Satıcı / bayi, gerekli ürünleri çekerek veya hizmeti vermesi için gerekli personeli görevlendirerek siparişi hazırlar.
- Daha sonra ürün alıcıya sevk edilir veya hizmet verilir. Ürünlerin kolay tanımlanması ve takibi için ambalaj fişlerinde belirtilmiştir.
- Ürünün sevkiyatından veya hizmetin verilmesinden sonra satıcı, alıcıya üzerinde benzersiz bir numara olan bir fatura gönderecektir; satınalma siparişi numarası aynı zamanda eşleştirme amacıyla faturada belirtilecektir.
- Alıcı, fatura ödemesini satın alma siparişinin hüküm ve koşullarına ve başlangıçta her iki tarafın da kararlaştırdığı sözleşmeye göre yapar.
Satın Alma Siparişi Örneği
ZYX şirketi, kararlaştırılan birim başına 50 ABD doları oranında 100 birim A ürününe ihtiyaç duyuyordu. Satın alma emrini Satıcı LML'ye gönderir, PO gerekli miktar, fiyat ve diğer şartlardan bahseder. Satıcı LML, siparişi teslimat tarihinde kargoladı ve faturayı gönderdi. ZYX şirketi, sevk edilen ürünü doğruladı, PO numarasını eşleştirdi ve PO'da belirtilen ödeme koşullarına göre 30 gün içinde 5.000 $ 'lık ödeme yaptı.
Satın Alma Sipariş Formatı
Bir PO'nun basit bir formatı burada sunulmuştur. Ek bilgiler, özel gereksinime göre başka bir şirketin formatında fark edilebilir.
Bu şablonu bu sayfadan indirebilirsiniz - Satın Alma Siparişi Şablonu.
PO'da genellikle aşağıdaki bilgiler bulunur:
- Alıcı tarafından talep edilen ürün ve hizmetlerin detayları.
- Ürün ve hizmetler için marka adları, SKU numarası, model numarası vb.
- Ürünün miktarı ve gerekli hizmetlerin süresi.
- Ürün ve hizmetler için birim başına fiyat.
- Beklenen Teslim Tarihi
- Teslimat yeri, yani ürünlerin gönderilmesi gereken yer.
- Fatura Adresi
- Kredi dönemi, indirimler ve diğer şartlar gibi ödeme koşulları.
Avantajlar
- Neyin sipariş edildiğini ve neyin ödendiğini takip etmeye yardımcı olduğundan, yinelenen siparişlerden kaçınmaya yardımcı olur.
- Yasal bir belge görevi görür ve anlaşmazlıkları önlemeye yardımcı olur.
- Envanterin yanı sıra finansal doğruluğun iyileştirilmesine yardımcı olur.
- Bütçelendirmeye de yardımcı olur, çünkü siparişler verilmeden önce fonların mevcut olması istenir.
- Son olarak, alıcının ihtiyacı olduğunda daha hızlı planlanmış teslimat yapılmasına da yardımcı olur.
Dezavantajları
- Küçük veya büyük her satın alım için satın alma siparişlerinin oluşturulması, çok sayıda evrak işine ve manuel çabaya yol açar.
- Kredi kartları, daha küçük kalemler olması durumunda dokümantasyon amacına hizmet edebilir ve böylece PO ihtiyacını ortadan kaldırabilir.
