Excel İş Kırılım Yapısı
Excel'deki bir iş kırılım yapısı (WBS), farklı görevlerin ve proje etkinliklerinin sırasını, proje planlaması sırasında kaynakların zamanlamasını görsel olarak temsil etmek için kullanılır. Proje görevlerini, tamamlanması için başka herhangi bir göreve bağlı olmayan bir dizi göreve daha da bölünmüş olaylar hiyerarşisine sınıflandırarak, projeyi daha yönetilebilir parçalara bölmemize veya bölmemize olanak tanır. Ayrıca, her bir görevin tamamlanması için eşleşen ekipman, maliyet, malzeme, işçilik ve süreyi tahsis etmek için kullanılır.
Excel'de İş Kırılım Yapısı Nasıl Oluşturulur?
Örnek 1
Excel'de İş Kırılım Şablonları için kullanılabilen şablonlar vardır. Bu şablonlarla iki tür iş kırılım yapısı oluşturabiliriz:
Ağaç Yapısı
Bu yapı aşağıdaki gibidir:
Tablo Görünümü
Bu aşağıdaki gibi görünür:
Adım 1: Girdileri toplama
WBS'nin oluşturulmasından önce birkaç girdi gereklidir. WBS'nin girdileri şunlardan oluşur:
- Proje Kapsam Beyanı: Bu, projenin görevlerinin ve çıktılarının ayrıntılı bir açıklamasıdır.
- Gereksinim Beyanı: Bu, teslim edilecek sonucun ayrıntılı bir açıklamasıdır
- Organizasyonel Süreç Varlıkları: Bu, organizasyonun politikalarını, kılavuzlarını, şablonlarını, prosedürlerini, planlarını içerir
- Proje Kapsam Yönetim Planı: Bu, projenin kapsamındaki değişikliklerin nasıl ele alınabileceğini anlamaya yardımcı olan bir belgedir.
Adım 2: Ekibi ve Paydaşları Toplama
Bu adım, WBS'nin oluşturulmasına kimin yardımcı olabileceğinin belirlenmesini içerir. Ekip üyeleriyle işbirliği gerektirir. Örneğin, ekip üyeleri projenin tamamlanması için tüm görevleri not almaya yardımcı olabilir.
Adım 3: WBS'nin temsilini ve yaklaşımını belirleme
Temsil, tablo şeklinde bir görünüm veya yukarıda açıklandığı gibi bir ağaç yapısı olabilir. Örneğin, belirli bir proje için, WBS'nin iki görünümü aşağıdaki gibidir:
Adım 4: Ana çıktıları ve seviyeleri tanımlama
Bu, ana çıktıların ek bileşenlere ve seviyelere bölünmesini içerir. WBS'de üç seviye vardır. Birincisi tam projedir, ikincisi projenin tamamlanması için gereken tüm çıktıları içerir ve üçüncüsü teslim edilebilirlerin iş paketleri gibi daha küçük parçalara bölünmesini veya parçalanmasını içerir. Çalışma paketlerinin kendileriyle ilgili bir kuralı vardır, yani 8 saatten az veya 80 saatten fazla tamamlanmamalıdır. Bu 8/80 kuralı, atanmış bir son tarihle birlikte ekip üyesine atanan öğeler olduğundan, yalnızca çalışma paketlerine uygulanır.
Adım 5: % 100 Kural
Bu kural, WBS'deki her bir döküm seviyesinin, ana teslim edilebilirinin% 100'ünü temsil eden tüm teslim edilebilir unsurlara sahip olması gerektiğini belirtir. Bu kural, kopya olmadığından emin olmak için gereklidir. Bunun için, tüm WBS'nin çıktılarının toplamının, tüm projenin% 100'ünü toplamasını sağlamak gerekir. En iyi sonuçlar için tüm alt seviyelere% 100 uygulanmalıdır.
Adım 6: Numaralandırma Şeması
ÇÇY bileşenlerini tanımladıktan sonra, her bileşene bir ÇÇY Kimliği olarak atıfta bulunulabilecek bir numara atanacaktır. Bu, WBS yapısındaki her bir WBS düzeyinin yerleştirildiği konumu temsil eder. Birinci seviyede, ilk numara veya kimlik 1 olmalı ve daha sonra sırayla aşağıdaki bileşenler numaralandırılmalıdır. Örneğin, 1.1 ilk alt düzey öğesi için, 1.1.1 diğer alt düzey öğeleri için atanacaktır. 1.2, başka bir birinci düzey alt öğe için atanacaktır.
7. Adım: WBS Sözlüğü
Bu, WBS'nin tüm unsurlarını açıklayan bir belgedir.
Tüm bu adımlardan sonra, bir WBS şablonu aşağıdakileri isteyecektir:
Görev açıklamaları, "Giriş" sekmesindeki "Girinti" düğmeleri kullanılarak manuel olarak veya koşullu biçimlendirme kullanılarak girintilenebilir. Ayrıca, numaralandırma şemasının da Görev Açıklamasının bir parçası olduğu bir liste oluşturmak ve böylece fazladan girintiye gerek kalmaz.
Örnek 2
Projeyi ayrıştırırken, şimdi verilere erişmek veya almak için Excel'i kuruyoruz. Şimdi, Excel'de böyle bir şablonu nasıl oluşturabileceğimizi aşağıda görelim:
Adım 1: Üst kısımda aşağıdaki sütunları oluşturun:
- Görev Kimliği
- Görev tanımı
- Selef
- Sahip
- Rol
- Tamamlanma Yüzdesi
- Başlangıç tarihi
- Bitiş tarihi
- İçin teslim
Adım 2: Bu sütunların oluşturulmasından sonra hücreler formatlanacaktır. İlk olarak, hücre Görev Kimliği'ni biçimlendiriyoruz. Biçimlendirmek için önce Görev Kimliği numaraları için belirlenen sütunu sütunun üstündeki harfe tıklayarak vurguluyoruz. Seçili sütuna sağ tıklayın ve ardından 'Hücreleri Biçimlendir' -> 'Sayı'yı seçin ve ondalık basamakları 1'e ayarlayın. Ardından, görev bağımlılıklarını izleyecek olan sütun: Öncel'i biçimlendiriyoruz. Bu, 'Görev Kimliği' ile aynı şekilde ayarlanmalıdır. 'Başlangıç Tarihi' ve 'Bitiş Tarihi' girilen tarihleri kabul edecek şekilde ayarlanmalıdır.
3. Adım: Verileri girin.
Adım 4: Daha sonra, çeşitli görevler için koşullu biçimlendirme kullanabiliriz, örneğin, belirli bir teslim edilebilir ile ilişkili veya belirli bir üyeye atanmış veya belirli bir zaman aralığında yapılması gereken görevleri vurgulamak istediğimizi varsayalım.
Adım 5: 'Tamamlanma yüzdesi' gibi bir sütunu grafik olarak temsil eden 'veri çubuğu' özelliğini de görebiliriz. Bu özelliğe "Koşullu Biçimlendirme" açılır menüsünden erişilebilir.
Hatırlanacak şeyler
- Etkili bir WBS oluşturmak için, odağı çıktılara odaklamak için fiiller yerine isimler kullanılmalıdır.
- Proje kapsamı için çıktıların ilişkisini göstermek için bir hiyerarşi veya ağaç yapısı kullanılmalıdır.
- WBS seviyelerini incelerken,% 100 kuralı izlenmelidir.
- WBS, tüm üyelerle işbirliği içinde oluşturulmalıdır.
- WBS'nin en üst seviyesi nihai projeyi temsil eder.
- Her görev süresi 10 günden fazla olmamalıdır.
- Her görev benzersiz olmalı ve kopyaları olmamalıdır.
- Ayrıntılı maliyet tahmininde yardımcı olabilir.
