Muhasebe Sistemi Nedir?
Muhasebe Sistemi, şirketler tarafından Gelir, Gider ve diğer muhasebe işlemleri dahil olmak üzere finansal bilgilerin kayıt altına alınması için uygulanan ve şirketin performansını izleyen, takip eden ve işin sorunsuz çalışmasını sağlayan önemli bir araç görevi gören bir sistemdir.
Özellikleri
Bir muhasebe sisteminin sahip olması gereken özellikler aşağıdadır.
# 1 - Güvenilirlik
Üretilen bilgiler güvenilir olmalıdır. Önemli bir özelliktir. Bu sisteme girilen veriler gerçek değilse, sonuçlar da güvenilir değildir. Dolayısıyla, güvenilir değilse şirketin beklentilerini doğru bir şekilde tahmin etmek mümkün olmayacaktır.
# 2 - Anlaşılması Kolay
Karmaşık formüller içermemeli ve kullanımı kolay olmalıdır. Karmaşık ise, onu idare edecek muhasebecinin kafası karışabilir ve hata yapabilir. Bir işlemin tam olarak nerede gerçekleştiğini ve işlemin finansal tablolarda nasıl bir etkiye sahip olacağını anlamak kolay olmalıdır.
# 3 - Karşılaştırılabilirlik
Bir muhasebe sistemi tarafından üretilen mali tablolar, diğer muhasebe sistemleri tarafından üretilenlere benzer olmalı ve "elmayla elma karşılaştırması" ile sonuçlanmalıdır. Hesaplama metodolojileri sektör standartlarına uygun olmalıdır ki kitleler mali tabloları anlayabilsin.
# 4 - En Son Yazılım
Bu sistem, sürekli büyüyen finans dünyası ile birlikte otomatik olarak kendini geliştirebilmelidir. Bu yüzden otomatik olarak güncellenen en son yazılım kullanılmalıdır. Günümüz dünyasında her şey otomatikleşiyor, bu nedenle bu sistem buna uyum sağlayabilmelidir.
# 5 - Kullanımı Kolay
Muhasebe sistemlerinin kullanımı kolay olmalıdır; bir çalışanın sistemi anlamak için sıkı bir eğitimden geçmesi gerekmemelidir. Herkes tarafından kolayca anlaşıldıktan sonra, yalnızca herkes yükseltmek için fikir getirebilir. Grafikler ve tabloların oluşturulması kolay olmalıdır.
Muhasebe Sistemi Türleri
İki türdendirler -
# 1 - Tek Giriş
Bu, mali işlemler için kayıt tutmanın gayri resmi bir yoludur. Burada ayrı hesaplar açılmamaktadır. Sadece Giderler ve Gelirler olduğu gibi kaydedilir. Dolayısıyla tek girişli sistemden çizelge ve diğer mali tabloların hazırlanması mümkün değildir. Tek Giriş, en son sistemleri izleme uzmanlığına sahip olmadıkları ve vergi raporlaması için yetkililer tarafından kabul edilmedikleri için çoğunlukla küçük işletmeler tarafından sürdürülür.
# 2 - Çift Giriş
Çift Giriş doğrudur ve dünya çapındaki tüm büyük kuruluşlar tarafından kullanılmaktadır. Burada işlemler ayrı hesaplarda toplanır ve her işlemin farklı hesapları etkileyen iki ayağı vardır. Bu nedenle, her işlemin iki ayağı olduğu için hataları bulmak kolaydır, bu nedenle diğer ayağın doğru olması ve denetçinin oradan bir tetikleme yapması olabilir.
O nasıl çalışır?
Adım 1: Satış, satın alma, harcama veya herhangi bir işlem gibi herhangi bir işlem gerçekleştiğinde, bu işlem uygun günlükler aracılığıyla kaydedilir. Yani bu, bu sistemde yaptığınız ilk giriş.
Adım 2: Tüm muhasebe sistemleri artık bilgisayarlı olduğundan, bir dergi yayınladığınızda, doğru hesabın defterine ilgili giriş yapılır.
Adım 3: Dönem sonunda her bir defterin bakiyesini hesaplar ve buna göre Bilanço, Nakit Akışları vb. Mali tabloları hazırlar.
Muhasebe Sistemi Örnekleri
Her işletmenin amacına hizmet etmeye adanmış farklı türde sistemleri vardır.
Örnek 1 - Perakende İşi
Perakendeciler mal alım satımı ile uğraşmaktadır. Bu yüzden muhasebe sistemleri, envanter seviyesine ve ne kadar indirim aldıklarına veya verdiklerine odaklanmalıdır. Yani tüm sistem farklı ürünlere ve ne kadar ödenebilir ya da alınacağına dayalı olmalıdır. Brüt Kar Marjı, Net Kar Marjı ve operasyonlarında ihtiyaç duydukları diğer önlemler gibi oranlarda onlara yardımcı olmalıdır.
Örnek 2 - Yüklenici
İnşaatta en önemli faktör malzeme maliyetidir. Dolayısıyla bu sistem, farklı hammadde girdileri türleri üzerinde daha ayrıntılı olarak ele alınmalıdır. Sistem, maliyetin hareketini gösteren farklı oranlar atabilmelidir.
Bileşenler
Muhasebe sisteminin dört bileşeni vardır. Bileşenler, bir işlemin kayıttan son teslimata kadar yardımcı olan aşamalardır.
# 1 - Giriş Aygıtları
Bunlar, işlemin bu sistemde kaydedilmesine yardımcı olan araçlardır. Birincil giriş cihazları Klavyeler, Ses Yardımcıları kaydediciler, Barkodlar, tarayıcılar vb. Bu nedenle yukarıda bahsedilen cihazlar yardımıyla sisteme bir işlem giriyoruz.
# 2 - İşlemci
Bilgiyi girdikten sonra, sistem verileri alır ve gerektiği gibi doğru deftere, günlüğe veya diğer tablolara yönlendirir. Bu aktiviteye bilgi işleme denir.
# 3 - Depolama
Veriler belirli bir deftere yönlendirildiğinde, bu sistemin verileri orada depolaması gerekir. Dolayısıyla, sistemin bu görevi yerine getirmesi için depolama tesislerinin yardımına ihtiyacı olacaktır.
# 4 - Çıktı
Bilgiler sıralandıktan ve nihai ifadeler hazırlandıktan sonra, bu sistem, bilgilerin çıktısına yardımcı olacak cihazlara ihtiyaç duyacaktır. Yani bu işlem bir monitör, yazıcı, projektör veya diğer cihazlar yardımıyla gerçekleştirilir.
Faydaları
- Mali İşlemlerin sistematik kayıt tutulması, ekonomik kararlar almak için yararlı olan çizelgelerin ve diğer çıktıların hazırlanmasına yardımcı olur.
- Muhasebe sahtekarlıklarını ve ihmallerini tespit etmeye yardımcı olur.
- Oluşturulan Mali tablolar vergi amaçlarına ve başka bir denetim amacına yardımcı olur.
Sonuç
Muhasebe sistemi, finansal işlemlerin sistematik olarak kaydedilmesine yardımcı olur. Bu, otoriteler tarafından vergi amacıyla ve yatırımcıların bilinçli kararlar almaları için kullanılan mali tabloların hazırlanması için gereklidir. Oranlar ve grafikler, uygun bir sistem yardımı ile kolayca hesaplanır.
