Yönetim Denetimi Tanımı
Yönetim denetimi, en iyi karar alma sürecine doğru yönetimin performansını ve ilerlemesini değerlendirmek için çeşitli araçların kullanıldığı 'bir Yönetim Denetimi' anlamına gelir. Buradaki odak noktası , operasyonel yönlere odaklanmak yerine bir yönetimin 'Karar verme kalitesidir' .
Yönetim Denetiminin Amaçları
# 1 - Uygun Stratejiler Oluşturmak
Ekip, yönetimin daha iyi karar vermek için gerekli bilgileri elde etmek için uygun stratejilere sahip olup olmadığından emin olmalıdır, yine ekip ayrıca toplanan verilerin organizasyonun hedeflerine sorunsuz bir şekilde ulaşmak için yeterli olup olmadığını da temin eder. Genellikle, stratejiler her türlü kuruluşun hedeflerine ulaşmanın anahtarıdır.
# 2 - Gerekli İç Kontrolün Uygulanması
Denetim Ekibi, yönetimin eksikliklerinin üstesinden gelmek için organizasyonun İç Kontrolünün etkinliğini doğrulamalıdır. Uygulanan İç Kontrollerin yeterince etkili olmaması süreçte gereksiz sorunlara yol açacaktır.
Örnek: Bir şirketin geri ödeme politikasında, önce bir muhasebeci belgeleri doğrular ve ardından Kıdemli Muhasebeci aynı belgeleri inceler. Son olarak, kasiyer nakit ödüyor ve bu da işlemin üçlü çekini garanti ediyor. Burada iç kontrol o kadar güçlüdür ki, herhangi bir nakit manipülasyonunu engeller.
# 3 - Zamanında Rapor Oluşturma
- Yönetim Denetim ekibi, raporların zamanında oluşturulması ve sağlanması için yönetimin uygun kontrol uygulayıp uygulamadığını teyit etmelidir.
- Rapor oluşturma, hataların tanımlanması için temel bir araç olarak adlandırılacaktır. Bazen süreç sırasında daha büyük hataları kontrol etmek için bir ihbar görevi de görür.
- Genel olarak, denetim raporları, düzenli olarak iyileştirme için yönetimin etkinliğini artırmalıdır.
Yönetim Denetim Planı ve Yürütme
Aşağıdakiler planlama ve yürütme adımlarıdır -
# 1 - Uygun Personelin Atanması
Denetim sürecinde, planı bir yönetim denetimi altında yürütmek için uygun bir kişi atanmalıdır. Denetim planını belirsizlikler olmadan gerçekleştirmek için mesleki olarak kalifiye, bilgili ve deneyimli olması gerektiği anlamında.
# 2 - Denetim Programı Taslağı
- Gerekli belgelerin toplanması
- Politika ve prosedürlerin değerlendirilmesi
- Stratejiyi İzleme
- Kitapların ve diğer destekleyici belgelerin incelenmesi
- Mevcut bilgilerle araştırın
- Personel / ekip ile sorular
- İç kontrolü gözlemlemek
- İşlemlerin ve sonuçlarının test kontrolü
- Bilimsel yöntem değerlendirme ve inceleme (Gerekirse)
- Raporların çözümlerle hazırlanması
# 3 - Eğitim Programı
Denetimi yürütmeden önce ekibe uygun eğitim verilmelidir.
Örnek: İnşaat sektörlerinde Yönetim Denetimi, yürütmeden önce sağlanması gereken belirli bir tür değerlendirme becerisi ve tekniği gerektiriyordu.
# 4 - Zaman Kaygısı
Denetim programının her planı, kesin sonuçlarını almak için uygun bir zaman çizelgesinde yürütülmelidir.
Örnek: Üretim sürecini gözlemlemek, süreç sırasında uygulanması gereken normal ve anormal israfın tanımlanmasına neden olabilir.
# 5 - Denetim Sıklıkları
Karar verme sürecinde ortaya çıkan hataları ortadan kaldırmak için sık sık denetim yapılmalıdır.
Sıklıklara işin niteliğine göre karar verilebilir ve ayrıca iş ve işlemlerin anlaşılma süresi ile dikkate alınmalıdır.
# 6 - Çözümlü Raporlar
- Genellikle denetim raporu, yönetimin doğru karar vermesini engelleyen hatalardan oluşur.
- Ekip, sorunların üstesinden gelmek için bulgularını ve gerekli çözümleri sağlamalıdır.
- Her rapor, gelecekteki yansımalarının ayrıntılı bir analizini sağlamalıdır.
Misal
M / s ICI bilgi teknolojisi hizmetleri, projelerini zamanında bitirme konusunda çok fazla sorunla karşı karşıya ve yönetim kararlarında ve ilgili süreçte gecikme nedeniyle büyük kayıplara uğradılar. Son zamanlarda yönetim ve karar alma süreçlerine ilişkin denetimi yapmak üzere bir denetçi atadılar.
Denetime dayalı olarak, aşağıdakiler bulgulardır:
- Yönetimde projeleri zamanında sonuçlandırmak için uygun bir iç kontrolün olmaması;
- Projeleri zamanında bitirmek için müşterilerle düzgün iletişim yok;
- Projeleri tamamlamak için yönetim ve ekipler arasında koordinasyon yok.
- İç kontrol için uygun rapor oluşturma yazılımı yok;
Gelecekte iyi geri bildirim almak için yukarıdaki bulgular açıklığa kavuşturulacak.
Avantajlar
- Hedeflere ulaşmak için Uygun Strateji Hazırlama ve oluşturma.
- Etkili karar verme için İç Kontrollerin Doğru Yerleştirilmesi;
- Yönetim karar verme sürecinde doğaçlama;
- Yönetimin eksikliklerini gidermek.
- Uygun insan kaynaklarının konuşlandırılması.
- En az maliyetle veya daha az hasarla Hataların Düzeltilmesi;
- Erkek, malzeme, para ve makine gibi anormal kaynak israfından kaçının.
- Gecikmeden zamanında sonuçlar.
Yönetim Denetiminin Gerçekleştirilmesindeki Zorluklar
- Yatırım ve Teknoloji Eksikliği - Genel olarak öneriler, kuruluşun çoğu için sorun olacak olan Erkek, Makine, Malzeme veya Para gibi 4M kaynaklarına yüksek yatırımlar içerebilir. Bazen klasik sürecin teknolojik bir güncellemeyle değiştirilmesi gerekebilir. Yine de, kuruluşun yönetimi veya personeli yeni veya gerekli güncellemelerden geçmekte zorlanabilir.
- Değişim için Yönetim desteğinin olmaması - Kuruluşun yönetimi, birçok nedenden ötürü klasik süreçlerinden en yenisine geçişte bazı sorunlar yaşayabilir.
- Personel Davranışı , bazen denetim planını yürütmede bir sorundur çünkü tartışmalar, mülakatlar veya soruşturmalar sırasında denetim için gerçek bilgileri sağlamaya direnebilirler. Denetim için gerekli tüm ayrıntıları sağlarlarsa, hatalarının denetim sürecinde ortaya çıkacağını hissederler.
- Üst yönetimle mücadele - Üst yönetimin denetim sürecine karşı çıkacağı belirli durumlarda da bir sorundur.
Sonuç
Denetim raporu bulguları ve tavsiyeleri kuruluş için daha iyi sonuçlar vermeli, aynı şekilde bulguların daha iyi terimlerle raporlanması ve yönetimin daha fazla çatışmayı önlemesi gerekir. Bulguların önerileri, kuruluşun başarısı için denetim ekibi ile üst yönetim arasında karşılıklı bir anlayışla yürütülebilir.
Sonuç olarak, denetimin başarısı, sadece personeli veya yönetimi hataları nedeniyle taciz etmeye odaklanmak yerine katılımcı ve dostane yaklaşıma dayanacaktır.
