Gider Raporu (Tanım, Örnekler) - Nasıl oluşturulurum?

İçindekiler

Gider Raporu nedir?

Gider raporu, işletmenin veya işletmenin çalışanları tarafından yapılan harcamaları belgeleyen ve aylık, üç aylık veya yıllık bazda tutulabilen rapor türü olarak tanımlanır.

Açıklama

  • Küçük ve orta ölçekli işletmelerin her biri bir gider raporu tutar.
  • Orta düzey yönetim veya departman düzeyinde bu tür raporları hazırlar.
  • İşletmenin hangi alanının veya departmanının kuruluşa daha pahalıya mal olduğunu belirlemek için daha küçük bölümlere ayrılabilir.
  • Şirket, bu tür raporları denetim amacıyla tutmaktadır.
  • Bu raporu işletmenin üst yönetimine sunarlar. Hangi masrafın çalışana geri ödeneceğine ve hangilerinin olmayacağına üst yönetim karar verir.
  • Geri ödenen giderler daha sonra vergilendirilebilir ve muhasebe karının tanınmasında kullanılır.

Özellikleri

  • Gider raporu, işverenin çalışanları için harcama politikasından oluşur. Ayrıca, masrafların işveren tarafından çalışana geri ödenmeyeceği seyahat ve eğlence politikasını da belgeler.
  • Kuruluşun masraf ve bordro departmanı tarafından bakımı yapılır ve hazırlanır. Çalışan geri ödeme ve talep formunu aldıklarında, çalışanın yaptığı harcamaların ayrıntılarını ilgili makbuz ve kanıtlar altında paylaşılmış olarak doğrulayacak ve çalışan akıllı raporunu hazırlayacak kişilerdir.

Gider Raporu Nasıl Oluşturulur?

Farklı sektörlerde faaliyet gösteren farklı kuruluşların farklı yöntemleri ve şablonları vardır. Ancak, herhangi bir kuruluşun bordro ve gider raporlama departmanı oluşturmak ve formüle etmek için aşağıdaki adımları izlemelidir:

  1. Bordro departmanı, organizasyonun ilgili departmanlarından harcama politikası onayına sahip olmalıdır.
  2. Yürürlükteki politikaya dayanarak, yönetici çevrimiçi harcama giriş sistemine erişmeli veya konsolide excel'de veri girişi yapmalıdır.
  3. Yürütme masrafı üstlenme tarihini girmelidir.
  4. Yönetici, harcama tutarını girmeli ve uygun satıcı adını belirtmelidir.
  5. Makbuzda belirtildiği gibi girilen bilgileri revize ettikten sonra, yönetici raporu bir sonraki seviye onayına sunmalıdır.

Gider Raporu Örneği

ABC Inc. örneğini ele alalım. Çalışan, yeni bir projeyi başlatmak için sahaya seyahat ediyor. 23 Ocak 2019'da, çalışan 200 dolar yemek gideri, 100 dolar otel maliyeti ve çeşitli şeyler sundu. 250 $ maliyeti. 24 Ocak 2019'da, çalışan 130 $ 'lık eğlence ve film giderlerinin yanı sıra 230 $' lık bir yemek gideri ve 500 $ 'lık bir Otel konaklama gideri bildirdi.

Maaş bordrosu yöneticisinin çalışanın rapor ettiği harcama raporunu hazırlamasına yardımcı olun.

Çözüm:

Gider Raporunu aşağıda gösterildiği gibi hazırlayın: -

Aşağıdakiler sonuçlar olacaktır: -

Gider Raporu Sütunları

Sütunlar normalde aşağıdaki ayrıntılardan oluşur: -

  1. Masrafın yapıldığı tarih.
  2. Harcamanın türü veya niteliği;
  3. Hizmetlerin alındığı veya ürünlerin satın alındığı satıcının adı.
  4. Gider tutarları.
  5. Bahsedilmesi ve ücretlendirilmesi gereken hesap başının adı.
  6. Çalışanlar tarafından yapılan önceki sunumlarda kesinti ve ayarlamalar;
  7. Her hesap türünün alt toplamı olmalıdır.
  8. Çalışanın talep ettiği şekilde geri ödenecek toplam miktarın toplamı.

Önem ve Kullanım

Gider raporları, kuruluşun harcama alışkanlıkları açısından hesap verebilirliği artırmak için tutulur. Mali ihtilaf durumunda ve denetim faaliyetlerinde başvurulabilecek raporlardır. Bu raporların periyodik ve düzenli olarak düzgün bir şekilde bakımı ve hesap verilebilirliği ile, çalışanlarınızın işi finansal olarak korumalı ve sürdürülebilir tutmak için tam hesap verebilirlik içinde bütçe yapmasını sağlar.

Bu tür raporlar, hem çalışanı hem de işvereni harcama alışkanlıkları açısından işletmeye karşı sorumlu kılar. Bazı giderler, gelir vergisi kanunlarına göre vergilendirilebilir gelir üzerinden kesintiye uğrar ve bu nedenle bu tür indirimlerden yararlanmak için, büyük şirketlerin ülkenin gelir departmanına konsolide bir rapor sunması gerekir. Gelir servisi ile vergi başvurusu yapılırken, vergi formlarında toplam geçerli harcamaların raporlanması ile birlikte ek belge olarak sunulabilir.

Faydaları

  • Gider raporu, denetçinin, işletme tarafından talep edildiği gibi giderlerin ayrıntılarını doğrulamasını kolaylaştırır.
  • Çalışanlar tarafından mevcut ve eklenmiş makbuzlarla gider detaylarını doğrulamalarına olanak tanır.
  • İç kontrolü güçlendirir.
  • Hangi gider kaleminin geri ödenebilir olduğunu ve hangisinin geri ödenemeyeceğini maddeler halinde belirtir.
  • Piyasalarda, işletmenin raporları hazırlamasına, formüle etmesine ve özelleştirmesine olanak tanıyan birçok BT yazılımı mevcuttur.

Dezavantajlar

  • Tek başına girişimciler ve mikro girişimciler için değil, büyük bir şirket için uygundurlar.
  • Bu raporlar, bilgi girişindeki hatalardan dolayı çalışanlar tarafından eklenmiş makbuzlara uymayabilir.
  • Daha basit bir deyişle, raporlar her zaman yanlış beyanlara ve muhasebe sahtekarlıklarına açıktır.
  • Raporlama sistemindeki kalemlerin idare maliyetlerini ve gider kalemlerinin düzenli olarak güncellenmesini artırır.
  • Organizasyonun büyüklüğü çok büyükse, çıkarılan gider politikası kapsamında her bir gider kalemini takip etmek çok zordur.

Sonuç

Gider raporları, geri ödenebilecek gider türlerini ve geri ödenemeyen gider türlerini vurgulayan raporlar olarak kabul edilebilir. Masrafların geri ödenmesi, ülkenin yürürlükteki vergi kanunlarına ve işverenin geçerli harcama politikasına göre yapılır. Normalde günlük bazda büyük harcamalar yapan ve genel sürecin düzene sokulmasına yardımcı olan büyük kuruluşlar için yararlı olabilir.

Ilginç makaleler...