Sipariş Siparişinin Tam Formu - Satın Alma Siparişi
PO kısaltmasının tam biçimi Satın Alma Siparişidir. Alıcının satın alma departmanı tarafından hazırlanarak, tedarik edilmek istenen mal veya hizmetler için karşılıklı olarak mutabık kalınan açıklama, miktar ve fiyatı belirterek satıcıya gönderilen belgedir. Satın alma veya tedarik ekipleri tarafından dış taraflara sipariş vermek için kullanılır.
PO'nun özellikleri
Tipik olarak, aşağıdaki ayrıntılar bir satın alma siparişini içerir.
- Tedarik edilmesi amaçlanan miktar
- Ürün veya hizmetin tanımı
- Gerekirse belirli marka adları veya ürün kodu
- Birim fiyatı
- İstenen teslimat zaman çizelgesi
- Teslimat için nakliye yeri
- Fatura Adresi
- Ödeme ve teslimatla ilgili hüküm ve koşullar
PO türleri
Normalde kullanılan dört tür satın alma siparişi vardır.
# 1 - Standart Satın Alma Siparişi
Miktar, fiyat, teslimat zaman çizelgesi ve ödeme koşulları gibi satın alma emrini verirken tüm ana satın alma koşulları bilindiğinde yapılır. Bu nedenle, düzen ve ilgili terimler açısından kesinlik olduğunda kullanılırlar.
# 2 - Planlanan Satın Alma Siparişi
Satın alma siparişi hazırlanırken siparişle ilgili ayrıntıların çoğu bilindiğinde, ancak doğru teslimat koşulları ve programları bilinmediğinde verilir. Böylelikle, kişi bu satın alma emrini verdiğinde, gerekli miktar ve ödenecek fiyat için bir taahhütte bulunulur, ancak yalnızca tahmini bir teslimat programından bahsedilir.
# 3 - Sınırsız Satın Alma Siparişi
Böyle bir PO, fiyat ve miktarla ilgili ayrıntılar da bilinmediğinde yapılır. Yalnızca teslimat şartlarına sahip ürün ayrıntıları belirtilir. Ancak, maksimum miktar PO'da belirtilecek ve alıcı belirtilen limit dahilinde satın alabilecektir. Ayrıca tahmini fiyat aralığından da bahsedilebilir.
# 4 - Sözleşmeli Satın Alma Emri
Böyle bir PO'da ürün veya hizmet de bilinmemektedir. Satıcı ile üzerinde anlaşmaya varılması gereken şartlar ve koşullardan bahsedilebilir.
PO Nasıl Çalışır?
Şirketin herhangi bir mal veya hizmeti tedarik etme gereksinimi olduğunda, alıcı satıcıya bir satın alma emri verir. Satıcı, satın alma emrini teslim aldığında, alıcıya söz konusu siparişin kendisi tarafından tamamlanıp tamamlanamayacağını teyit eder. Satıcının siparişi tamamlamanın mümkün olmadığını düşünmesi durumunda, aynı şey bildirilecek ve PO iptal edilecektir. Siparişin tamamlanması isteniyorsa, bunun için düzenlemeler yapılacaktır. Siparişin tamamlanmasının ardından satıcı, alıcıya ilgili PO numarasını belirten ve gerçek teslimatla aynı olan bir fatura düzenler. Fiili fatura toplandıktan sonra, ödemenin kararlaştırılan ödeme koşullarına göre yapılması gerekir.
Örnek Satın Alma Emri Formatı
Örnek bir Satın Alma Siparişi formatı aşağıda üretilmiştir.
Satın Alma Siparişi ile Fatura Arasındaki Fark
Satın alma siparişi, mal veya hizmet siparişi vermek için verilir. Aynısı alıcı tarafından satıcıya verilir. Sipariş ve teslimata ilişkin detayları içerir. PO, satış sözleşmesini oluşturur.
Fatura, teslimat tamamlandığında alıcıya nihai tutarın ödenmesini talep eden satıcı tarafından alıcıya düzenlenir. Fatura, fiyat ve ödenecek nihai tutardan, ödemeyle ilgili şartlardan ve alıcıya verilen kredi süresinden oluşur. Fatura, mal veya hizmetin teslimi tamamlandığında düzenlenir. PO'ya karşı, fatura satış sözleşmesini onaylar.
PO'nun önemi
Satın alma siparişi, sipariş vermek için kullanılan çok kullanışlı bir belgedir. Satıcıya ihtiyaçların net bir şekilde iletilmesine yardımcı olur. Fiili teslimat yapıldığında, ikisi arasındaki herhangi bir farkı bulmak için aynı şey satınalma siparişiyle çapraz kontrol edilebilir. Hem satıcının hem de alıcının sipariş detaylarını satınalma siparişi yoluyla belgelendirmesi uygundur.
Avantajlar
- PO, alıcının satın almayı planladığı mal ve hizmetler için ödeme yapmadan sipariş vermesine yardımcı olur.
- Siparişlerin izlenmesine yardımcı olur ve siparişlerin çiftliğini önler.
- Bir denetim geçmişinin parçasını oluşturan önemli bir belgedir.
- Bir satıcı için, alıcının gereksinimleri hakkında bilgi almak açısından faydalıdır.
- Gerçek teslimat bir satın alma siparişi ile incelenebilir ve herhangi bir tutarsızlık sorgulanabilir.
- PO, mal veya hizmetlerin satın alınması için kabul edilen şartları kanıtlayan yasal bir belge görevi görür.
Dezavantajları
- Daha küçük siparişler için bile PO yapılması gerekir ve bu tür küçük siparişler için gereksiz evrak işi gibi görünmektedir.
- Satın alma siparişleri oluşturmak zaman alan bir süreçtir.
Sonuç
Satın alma siparişleri, neredeyse her işletme tarafından tedarik süreçlerinin bir parçası olarak kullanılmaktadır. Aynısı, yerleştirilen siparişle ilgili olarak net bir iletişimin olması yararlıdır.
