Satın Almadan Ödemeye Kadar olarak da bilinen Borç Hesapları döngüsü, malların siparişinin tedarikçilere verilmesinden sonra malların satın alınmasından ve teslim alınmasından ürünün satın alınması için gereken farklı faaliyetleri içeren şirketteki farklı süreçler dizisidir. nihayet tedarikçiye bunun karşılığında son vadesi gelen ödemeyi yapmak.
Borç Hesapları (AP) Döngüsü nedir?
Borç Hesapları döngüsü, 'Ödemeye Kadar Tedarik' olarak da bilinir veya 'P2P' döngüsü, şirketin satın alma ve ödeme departmanını içeren ve tedarikçilere sipariş vermekten, mal satın almaya ve son ödemeleri yapmaya kadar gerekli tüm faaliyetleri gerçekleştiren bir süreçler dizisidir. tedarikçilere.
Her işletmenin iki ana İş döngüsü vardır - gelir döngüsü ve harcama döngüsü.
- Gelir Döngüsü, satış, pazarlama, müşteri ilişkileri, gelir toplama vb. Faaliyetleri içerir.
- Harcama Döngüsü, satın almaları, tedarikçi ödemelerini, üretim giderlerini, ücretleri ve maaşları vb. İçerir. Ödenecek hesap döngüsü, harcama döngüsünün önemli bir parçasıdır.
Borç Hesabı Döngüsüne dahil olan Adımlar aşağıdadır -
- Gerekli Malların Belirlenmesi
- Tedarik Süreci
- Tedarikçi Ara
- Teklif İsteği
- Teklif Almayı İnceleyin
- Müzakere
- Satın alma emri
- Tedarikçinin Onayı
- Tedarikçilerin Görevi
- Malların Başarılı Teslimi Üzerine
- Fatura Girişi
- Ödeme
Bunları detaylı olarak tartışalım -
Borç Hesap Döngüsüne Dahil Edilen Adımlar
Aşağıdakiler tedarikten ödemeye döngüsüne dahil olan adımlardır:
# 1 - Gerekli Malların Belirlenmesi
Firmanın üretim departmanının ihtiyacı olan stoklar üzerinden alımlar yapılır. Üretim müdürü ihtiyaç duyulan malzemeleri belirler ve satın alma departmanını bilgilendirir.
# 2 - Satın Alma Departmanı Tedarik Sürecini başlatır
Üretimden gelen tedarik taleplerinin onayını aldıktan sonra, satın alma departmanı benzer siparişlerin önceden verilip verilmediğine bakacaktır; değilse, satın alma siparişlerinin yeni belgeleri oluşturulur.
3 - Tedarikçi Ara
Tedarikçi bulmak, yerellik, ulaşım kolaylığı, kredi politikaları, tedarikçinin iyi niyeti ve ürünleri, şirketle olan geçmiş bağlantıları ve daha pek çoğu gibi çeşitli faktörleri içeren zorlu bir iştir. Ancak şirket, denenmiş ve test edilmiş tedarikçileriyle işlemleri tercih etmektedir. Diğer durumlarda, potansiyel tedarikçiler yerel, ulusal veya uluslararası olarak bir çevrimiçi işletmeden iş portallarına (Alibaba.com gibi), yönlendirmelere vb.
# 4- Teklif İsteği
Birkaç potansiyel tedarikçi seçildikten sonra, kalemlerin tekliflerini almak için resmi bir belge teslim edilir. Belgeye teklif talebi (RFP) denir. Tedarikçi, ürün fiyatları ve nitelikleri dahil olmak üzere bir teklif gönderir ve şirketten bunlarla iş yapmasını ister.
# 5 - Teklif Almayı İnceleyin
Şirket, farklı tedarikçiler tarafından gönderilen teklifleri inceler ve şirketin gereksinimlerini karşılayabilecek tedarikçileri filtreler. Şirket, seçilen tedarikçileri satın alma işlemlerine olan ilgisi hakkında bilgilendirir.
# 6 - Şirket Müzakere Sürecine Başlıyor
Müzakere, alıcının satıcıdan oranlarını düşürmesini, liberal kredi politikası ve indirimler, ürün kalitesi, nakliye ücretleri, teslimat ve sigorta koşulları gibi diğer temel müzakere koşullarını sunmasını talep ettiği telaşlı ve bazen zaman alan bir süreçtir. Müzakere süreci filtrelemeyi gerçekleştirir ve şirket en iyi tedarikçileri belirledi.
# 7 - Satın Alma Siparişi
Şirket, istenen tedarikçiyi onayladıktan sonra, resmi satın alma siparişi belgesini göndererek siparişi kendisine ödüllendirir. Tedarikçiyi şirketin gereksinimleri ve ürün veya hizmetlerin teslimatı için son tarih hakkında teyit eder.
# 8 - Tedarikçinin Onayı
Sözleşme, bir tedarikçi ürünlerini istenen şartlar ve koşullarda satmayı kabul ettiğinde başlar. Tedarikçi tarafından posta veya e-posta yoluyla yazılı olarak bir kabul onayı gönderilmelidir.
# 9 - Tedarikçinin Görevi
Son teslim tarihlerine uyarak malları hazırlayıp sevk etmek ve siparişin ilerleyişi hakkında şirketi bilgilendirmek tedarikçinin görevidir. Mallar sevk edilmeye hazır olduğunda ve ağırlık veya birimler, teslimat tarihi, yer vb. Dahil olmak üzere malların bir tanımını belirten geçerli belgeler dahil olmak üzere bir gönderi bildirimi gönderilmelidir.
# 10 - Teslim Edilen Malların Denetimi
Hem kalite hem de miktar kontrollerini içeren denetim süreci başlar. Satın alma departmanı, teslim edilen malların satın alma siparişine göre olup olmadığını kontrol eder.
# 11 - Fatura Girişi
Başarılı bir incelemede, her şey uygunsa, satın alma departmanı ödeme sürecini başlatmak için onayını borçlar departmanına gönderir. Ödenecek hesaplar bölümü böylelikle son tarih ve / veya iskontolu son tarih, geri ödeme miktarı ve diğer resmi ayrıntılar gibi ödemeyle ilgili tüm özellikleri içeren faturanın kaydını tutar.
# 12 - Ödeme
Borç hesapları departmanı, gerekli her kontrolün ardından, şirket normlarına göre tedarikçiye kısmen veya tamamen ödeme yapmaya başlar. Tedarikçilere ödeme yapmanın aşağıdaki gibi çeşitli yolları vardır:
- Nakit ödemeler
- Çek ödemesi (veya diğer kıymetli evraklar)
- Çevrimiçi üçüncü taraf aktarımı
- Kredi kartı ödemesi
- Dolar veya diğer döviz cinsinden ödemeler (genellikle ithalat işlemlerinde geçerlidir);
- Takas ödemesi, yani tedarikçinin aldığı mal ve / veya hizmetlere karşılık bazı mal ve / veya hizmetlerin ödenmesi.
AP Döngüsüne Dahil Olan İlgili Belgeler
Aşağıdakiler tedarikten ödeme döngüsüne dahil edilen önemli belgelerdir:
# 1 - Satın Alma Siparişi
Firmanın satın alma departmanı gerekli malların bir siparişini oluşturur ve satıcıya gönderir. Sipariş, satıcıyı miktarları ile birlikte kalemler hakkında detaylandırır. Ayrıca, malların teslim edilmesi gereken tarihi de belirtir.
# 2 - Rapor Alma
Mallar teslim edildikten sonra, yönetim sevkiyatı denetler ve kalite, miktar ve diğer temel hususları kontrol eder. Tam bir incelemeden sonra, raporu alma adı verilen ayrıntılı bir rapor oluşturur.
# 3 - Satıcı Faturası
Belge, satıcının malları, birim başına oranı ve toplam tutarı, geçerli vergilendirilebilir tutarla birlikte ayrıntılarıyla açıkladığı yasal sözleşmedir. Ayrıca kredi politikasını ve ödeme için son tarihi belirtir.
