Mutabakat nedir?
Mutabakat, finansal tutarsızlıkları, tutarsızlıkları, ihmalleri ve hatta sahtekarlıkları bulmak için hesaplardaki bakiyeleri eşleştirme uygulamasıdır. Her işlem, hesap defterlerinde iki hesaba kaydedilir (birinde borç, diğerinde alacak). Bu nedenle, herhangi bir hesap döneminin sonundaki mutabakat, bakiyelerin eşleştirilmesini ve bir işlem için bir hesaptan alınan borçların (kredilerin) aynı işlem için başka bir hesaba verilen alacak (borçlar) ile aynı olmasını sağlamayı içerir.
Mutabakat, dahili ve harici hesaplar arasındaki bakiyeleri eşleştirmek için de yapılabilir. Örneğin, bir şirket, uyumsuzlukları bulmak için defterlerine kaydedilen banka işlemlerini ve bankanın sonunda kaydedilenleri uzlaştırabilir. Kişisel düzeyde, birisi kredi kartı harcamalarını takip edebilir ve hesap farklılıklarını anlamak için banka ekstresi ile eşleşebilir.
Mutabakat Örneği
- Bir şirketin hesaplarındaki banka işlemlerini banka ekstresi ile bağdaştırdığını varsayarsak. Şirket bu alıştırmayı ayın sonunda yapıyor. Ayın 31'inde kesilen bir çekin bankadaki bakiyesinden borçlandırılmadığını ve bankanın bakiyeden şirket defterlerine kaydedilmeyen bazı masrafları mahsup ettiğini tespit etti.
- Burada, şirketin defterlerindeki ve banka defterindeki bakiyeler uyuşmayacak ve hesaplardaki doğru bakiyeleri yansıtmak için girişlerin yapılması / düzeltilmesi gerekir. Şirket, defterlerindeki banka masraflarını tanıyacak ve banka bakiyesi, hesaplardaki doğru resmi yansıtacak şekilde ayarlanacaktır.
Mutabakat Süreci
Genel uzlaşma süreci şu şekildedir:
# 1 - Bir Hesap Bakiyesini Diğeriyle Karşılaştırın
Bu ilk adımda, bakiyelerin eşleşmesini sağlamak için borçlar ve krediler eşleştirilir. Örneğin, bir işletme kira ödediğinde, kira hesabını borçlandırır ve nakit veya kira ödenecek hesaba kredi verir. Mutabakat tarihinde kiradaki tüm borçlar, kira giderine ilişkin kasa hesabı ve kira ödenecek hesabındaki kredilerle eşleşmelidir.
# 2 - Her iki Hesaptaki Girişleri Kontrol Edin
İlk adımda bir uyumsuzluk bulunması durumunda, muhasebecinin hangi girişlerin uyumsuzluğa neden olduğunu bulmak için hesabın işlemlerini işlem bazında kontrol etmesi gerekir. Farklılıklar esas olarak yazım hataları, hesaplara kredi vermek yerine borçlandırma, girişlerin yanlış hesaplara aktarılması, girişlerin bir hesaba kaydedilmemesi vb. Nedenlerle ortaya çıkabilir.
# 3 - Yanlış Girişleri Düzeltin
Muhasebeci hangi girişlerin uyumsuzluğa neden olduğunu anladığında, bu girişler analiz edilebilir ve doğru dengeleri yansıtacak şekilde düzeltilebilir.
# 4 - Hesapları Yeniden Dengeleyin
Düzeltmeler yapıldıktan sonra, kapsamlı bir kontrol için nihai bakiyelerdeki uyumsuzlukların tekrar kontrol edilmesi gerekir. Bir işletme bir dönem içinde muazzam sayıda işlem gerçekleştirebildiğinden, mutabakat süreci çoğu zaman manuel olarak mümkün değildir. Genellikle muhasebeciler tarafından incelenmek üzere hataları atan muhasebe yazılımı kullanılarak yapılır.
Mutabakat Türleri
Beş ana mutabakat türü vardır:
- # 1 - Banka Mutabakatı - Banka hesap özetlerindeki işlemler, şirketin defterlerinde kayıtlı nakit ile ilgili işlemlerle bağdaştırılır.
- # 2 - Müşteri Mutabakatı - Şirketin defterlerindeki müşterilerin bakiyeleri, ilgili müşterilerin defterlerindeki bakiyelerle eşleştirilir.
- # 3 - Satıcı Mutabakatı - Şirketin defterlerindeki satıcı bakiyeleri, ilgili satıcıların defterlerindeki bakiyelerle eşleştirilir.
- # 4 - Şirketler Arası Mutabakat - Bir yan kuruluşa yönelik şirket kitaplarındaki bakiyeler, yan kuruluşun defterlerindeki ebeveynlere yönelik bakiyelerle bağdaştırılır
- # 5 - İşe Özgü Mutabakat - Mutabakatlar, şirketin üstlendiği iş faaliyetinin doğasına özgüdür.
Mutabakat Yöntemleri
Mutabakat, aşağıda açıklanan iki yöntem kullanılarak yapılabilir:
# 1 - Belge İnceleme
Bu resmi bir uzlaşma sürecidir ve geniş ölçüde takip edilmektedir. Bu yönteme göre, kaydedilen ve harcanan tutarların aynı olduğundan emin olmak için tüm hesaplar kontrol edilir. Bu yöntem genellikle muhasebe yazılımını kullanır ve kapsamlı, ayrıntılı bir inceleme yapar.
# 2 - Analytics İncelemesi
Bu yöntemde, terazilere ayrı ayrı bakılır ve belirli bir parametreye dayalı olması gerekenlerle karşılaştırılır. En göze çarpan parametre, geçmiş eğilimler ve faaliyet olabilir. Örneğin bir muhasebeci, bir işlemler listesini gözden geçirirken, kira gibi bir giderin önceki yıllara göre on katına çıktığını tespit etti. Bu, hesapların daha yakından incelenmesini gerektirecektir.
Avantajlar
- Mutabakat, muhasebe kalemlerine yönelik uygunsuz işlemler de dahil olmak üzere hatalı muhasebe girişlerinin bulunmasına yardımcı olur
- İhmal ve komisyon hatalarının bulunmasına ve derhal düzeltilmesine yardımcı olur
- Şirketlerin, uyumsuzluklar için doğru cevapları alamamaları durumunda, denetçilerin olumsuz görüşlerinden kaçınmalarına yardımcı olur.
- Şirketlerin düzenleyici otoriteler tarafından zorunlu kılınan muhasebe uygulamaları ile uyumlu kalmasına yardımcı olur
- İşlemlerin kaynağından eşleştirilmesine yardımcı olur
- Şirket içinde veya şirketin dahil olduğu harici işlemlerde dolandırıcılığın tespit edilmesine yardımcı olur
- Eksik bilgileri ve destekleyici belgeleri getirdiği için muhasebe kayıtlarının tamamlanmasına yardımcı olur.
- Hesapları daha güvenilir ve hatasız hale getirdiği için daha bilinçli iş kararları almanıza yardımcı olabilir.
Sonuç
- İşletmeler, liderlere sunulan finansal bilgilere güvenirler, bu nedenle bu bilgilerin hatasız olması çok önemli hale gelir. Hatasız bilgiler sunulursa, liderler kararlarını güvenle verebilirler.
- Mutabakat, muhasebe personelinin hesaplardaki hataları ayıklamasına yardımcı olur ve bu hatalar daha sonra karar verme için paydaşlara sunulabilir. Daha önce belirtildiği gibi, uzlaşma gerekli bir süreçtir ve küçük ve büyük tüm kuruluşlar tarafından takip edilmesi gerekir.
- Kuruluşların, zamana bağlı olarak sık sık uzlaşmayı üstlenmesi ve uzlaşmayı yapan kişilerin, çıkar çatışmasını önlemek için ilk etapta hesapları hazırlayanlarla aynı kişiler olmamasını sağlamaları hayati önem taşır.
