Imprest Sistem nedir?
Imprest System, paranın nasıl kullanıldığını izlemek ve belgelemek için tasarlanmış bir tür finansal muhasebe sistemidir. En yaygın örnek, fonda, toplam küçük nakit girişleri ve fonda kalan ek nakit toplamına eşit bir denge sağlamak için her küçük nakit işlemini kaydeden küçük nakit sistemini içerir.
Örnekler
A Ltd, tüm küçük nakit işlemlerini sürdürmek için bir rezerv yaratmaya çalışıyor. A ltd'nin bir idari departmanı olarak, küçük bir nakit fonu oluşturabileceği yardımı ile resmi prosedürlerle aynı şekilde rehberlik edin. Küçük nakit Imprest sistemi, kullanıcıların çekleri kesmesinin sakıncalı veya pratik olmadığı zamanlarda küçük işlemleri kaydetmek için kullanılan en yaygın türlerinden biridir.
Küçük kasa hesaplarında genellikle çalışanların harcamalarının geri ödenmesi, küçük harcamaların ödenmesi vb. Gibi çeşitli amaçlar için kullanılabilecek önceden belirlenmiş bir nakit miktarı bulunur. Bir ltd, tüm küçük nakit işlemlerini muhasebeleştirip kaydederek küçük bir nakit fonu oluşturabilir. aşağıdaki adımların yardımı-
- Küçük kasa fonu oluşturmak için önceden belirlenmiş bir miktar nakit tahsis edilir. Bu hesap, bir kuruluşun genel muhasebesine ayrı olarak kaydedilir.
- Bir sonraki adımda şirket nakit olarak ödenen tüm nominal giderlerini tespit etmeli ve buna göre hepsini makbuzlarla sisteme belgelemelidir.
- Önceden belirlenmiş bir bakiyeyi korumak için, şirket zaman zaman küçük nakit fonunu doldurmalıdır.
- Şirket, beklenen nakit tutarı ile gerçek nakit tutarı arasında herhangi bir tutarsızlık olasılığı olmaması için küçük nakit fonunu düzenli olarak izlemelidir.
- İdari departman herhangi bir tutarsızlık bulması durumunda uygun bir soruşturma süreci yürütmelidir.
Imprest Sistemin Avantajları
# 1 - Dolandırıcılığın Tespiti
Imprest sistemi, fonlar önceden belirlenmiş amaçlar için belirlendiğinden yetkisiz harcama olasılıklarını ortadan kaldırır. Bu, karşılığında, masrafların izlenmesini ve tutarsızlıkların raporlanmasını çok daha kolaylaştırır ve sonuçta dolandırıcılık olasılıklarının tespit edilmesine ve daha ziyade ortadan kaldırılmasına yardımcı olur.
# 2 - Hatalarda Azaltma
Kasiyer, küçük kasa defterini sık aralıklarla inceler ve herhangi bir hata veya hata olması durumunda, aynı kolayca izlenebilir ve düzeltilebilir.
# 3 - Küçük Harcamaların Düzenlenmesi
Küçük harcamalar, kundakçılık sisteminin belirlenmiş limitleri ile yönetilir, bu da küçük kasiyerin hesapta bulunan küçük paradan daha fazla harcama yapmasını neredeyse imkansız hale getirir.
# 4 - Baş Kasiyerin Yükünü Azaltır
Küçük kasa defteri, hem kasa defterini hem de Baş Kasiyeri küçük ve nominal masrafları kaydetme yükünden kurtarır.
# 5 - Basit ve Hızlı Yöntem
Diğer yöntemlerle karşılaştırıldığında, bu aynı zamanda çok hızlı, basit, erişilebilir ve kullanışlıdır. Yöntem, çalışanların satın alımları için fon sağlamak için hızlı bir şekilde kullanılabilir. Nominal alımlar yapmak için bilinen en iyi yöntemlerden biridir.
# 6 - Uzlaşmada Kolaylık
Küçük kasa defterinin mutabakatı da basit ve karmaşık değildir.
Imprest Sistemin Dezavantajları
# 1 - Eski Sistem
Küçük kasa defteri büyük ölçüde modası geçmiş ve verimsiz bir sistem olup, şirketin mevcut ihtiyaç ve beklentilerini karşılamamaktadır. Bugünün ihtiyaçları ve gereksinimleri göz önünde bulundurularak özel olarak tasarlanmış firmalarla artık ön ödemeli kartlar gibi daha iyi alternatifler mevcut.
# 2 - Daha Büyük Giderler İçin Uygun Değil
Imprest sistemi kullanmanın en büyük dezavantajlarından biri, daha büyük harcamalar için büyük rahatsızlıklara neden olmasıdır. Sistem, daha küçük harcamalar için son derece uyumlu ve kullanışlıdır, daha büyük harcamalar için ise tam tersidir.
# 3 - Muhasebe Hataları
Nominal nakit harcamalarını takip etmek için ikincil bir dokümantasyon sistemi olmadığından, küçük kasa sistemindeki muhasebe hataları olasılığı inkar edilemez.
# 4 - Fazla Harcama
Her nominal işlem için harcama limitlerinin belirlenmemesi, bir kuruluşu satın almalara aşırı harcama yapma riskiyle karşı karşıya bırakabilir.
# 5 - Hırsızlık
Uygun kontrollerin yokluğunda, şirketin küçük kasa hesabı çalışanlar tarafından kötüye kullanılabilir ve parayı kimin aldığını bulmak zorlaşır.
# 6 - Suistimal
Yeterli kontrollerin yokluğunda, küçük nakit bir likit varlık türü olduğu için aynı şeyin şirket çalışanları tarafından kötüye kullanılması ihtimali yüksektir.
Önemli noktalar
- Genellikle, küçük nakit fonları, hesapları yönetmeye yardımcı olan ve şirket çalışanlarına nakit dağıtan emanetçiler tarafından izlenir. Buna karşılık, ikincisi tamamen işle ilgili bu tür makbuzları sağlar.
- Küçük nakit fonlar, önceden belirlenmiş bir tutarla oluşturulur ve aynı tutar, işletmenin defterine buna göre kaydedilir.
- Bir kuruluşun idari departmanı, küçük kasa defterinin korunmasından sorumludur.
- Küçük nakit fonlardan ödenen tüm harcamalar mutlaka makbuzlarla birlikte belgelenmelidir.
- Göçmenlik sistemi ayrıca çalışanların bordrolarını, temettülerini, teşviklerini, ikramiyeleri, ödülleri ve seyahat masraflarını karşılamak için de kullanılabilir.
Sonuç
- Küçük kasa hesabı, nominal harcamaların kaydedildiği, yaygın olarak kullanılan bir Imprest sistemidir. Küçük nakit sistemi, tüm harcamaların ikmalini sağlayan basit ve kullanıcı dostu bir yöntemdir. Yukarıda bahsedilen sistem bir kuruluşa çeşitli şekillerde yardımcı olabilir.
- Kuruluşlar, hataların azaltılması, dolandırıcılığın ortadan kaldırılması, küçük harcamaların kontrolü, kıdemli kasiyerlerin yükünün azaltılması vb. İçin küçük para sistemini kullanabilir.
- Ancak, Imprest sisteminin kullanıcıları, hırsızlık, suistimal, aşırı harcama vb. Gibi birçok dezavantajının da farkında olmalı ve bunu buna göre kullanmalıdır. Bu nedenle kuruluşlar, ilgili tüm sorunlardan kaçınmak için nakitin nasıl kullanılması gerektiğini belirleyen bir dizi politika tasarlamalıdır.
