Excel'de Verileri Gruplama
Ne kadar çok veriye sahipseniz, nihai özet sayfasında o kadar fazla kafa karışıklığı yaratacaktır. Örneğin, farklı kategorilerden aylık satış raporları gösteriyorsanız ve kategoriler çok fazlaysa, özetin tam görünümünü tek bir pencere çerçevesinde göremeyiz. Özet, birden fazla pencere çerçevesini aştığında, diğer ayın rakamlarını görmek için aşağı kaydırmamız veya kaydırmamız gerekir, bu nedenle bu gibi durumlarda, verileri gruplamak iyi bir fikirdir. Bu yazıda, verileri excel'de gruplamanın yollarını göstereceğiz.
Çok fazla alt kategori satır öğesi görmek çok zor ve okunması çok karmaşık olabilir; bu yanlış okuma şansını artırır. İyi olan, excel'in esnek olmasıdır ve ARTI veya EKSİ işaretleri ekleyerek kesin bir özet oluşturmak için verileri gruba düzenleyebiliriz.
Excel'de Veriler Nasıl Gruplandırılır?
Örnek 1
Aşağıda, işletmenin farklı kategorilerindeki aylık satış özetinin özeti bulunmaktadır.
Yukarıda gördüğünüz gibi, tek sayfa görünümünde sadece iki aylık bir özet görebiliyorduk. Diğer ayların özetini görmek için, diğer ayları görmek için sayfanın sağına kaydırmalıyız, ancak verileri gruplayarak aşağıdaki gibi tek bir sayfa görünümünde görebiliriz.
Tamam, size ilk ay alt kategori dağılımını nasıl gruplandıracağınızı göstereyim.
- Adım 1: Gruplamamız gereken sütunları seçin; Bu örnekte, alt kategori ayrıştırma sütunlarını gruplamamız ve tek aylık toplamı görmemiz gerekiyor, bu nedenle yalnızca alt kategori sütunlarını seçmemiz gerekiyor.
- Adım 2: Grubun sütunlarını seçtikten sonra, Veri sekmesine gidin; Veri sekmesinin ana hat kategorisi altında, bir "Grup" seçeneğimiz var.
- 3. Adım: "Grup" un excelindeki açılır listeyi tıklayın ve tekrar "Grup" u seçin.
"Grupla" seçeneğini seçer seçmez, seçilen sütunların birlikte gruplandığını görebiliriz.
Yalnızca "Ocak" ayının toplamını görmek için "Eksi" simgesine tıklayın.
- Adım 4: Benzer şekilde, ikinci ayın "Şub" sütunlarını seçin ve verileri gruplayın.
- Adım 5: Buradaki bir ipucu, VERİ sekmesinden her seferinde “Grupla” seçeneğine tıklamanızın gerekmemesidir; bunun yerine, ilk ay gruplaması bittiğinde, ikinci ay sütununu seçin ve önceki görevi bir kez daha tekrarlamak için F4 tuşuna basın.
Bunun gibi, verileri gruplamak için her ayın adımları tekrarlanır.
Bu nedenle, belirli bir ayın alt kategorisinin dağılımını görmek istediğimizde, gruplanmış sütunlar görünümünü genişletmek için ARTI simgesi sembolüne tıklamamız yeterlidir.
Örneğin, "Mart" ayı alt kategori dağılım değerlerini görmek istiyorsam, "ARTI" simge sembolüne tıklamamız gerekir.
Sütunları gruplandırmak için eksi işaretine tıklayın.
Örnek 2 - Verileri Gruplamak için Kısayol Tuşu
Kısayol, excel'de üretkenliği artırmanın bir yoludur, bu nedenle verileri bir kısayol tuşu olacak şekilde gruplandırın.
Grup seçili verilerin kısayol tuşu ALT + ÜST KRKT + Sağ Ok'tur.
- Adım 1: Öncelikle gruplanacak sütunları seçin.
- Adım 2: Şimdi ALT + SHIFT + Sağ Ok kısayol tuşuna basın.
Örnek 3 - Daraltılmış (Genişletilmiş) ve Gruplanmış Verileri Hızlıca Görüntüleme
Yukarıda yaptığımız gibi, verileri tek bir sayfa özetini veya tek pencere çerçevesi özetini excel'de görüntüleyecek şekilde gruplayabiliriz. Verileri çalışma sayfasının sol üst kısmında grupladığımızda seviye butonlarını görebiliriz.
Birinci düzey düğmesine, yani “1” e tıklarsanız, “Gruplanmış” verileri görebiliriz; “2” düzey düğmesine tıkladığımızda genişletilmiş verileri görebiliriz.
Hatırlanacak şeyler
- Gruplama, yalnızca ana verileri göstermenin yoludur.
- Excel verilerini gruplandırırken, gruplamamız gereken tüm veri sütunlarını seçmemiz ve görülmesi gereken sütunu dışarıda bırakmamız gerekir.
- Seçili veri sütunlarını gruplamak için kısayol tuşu ALT + ÜST KRKT + Sağ Ok'tur.
