Borç Hesabı Defteri (Tanım, Örnekler) - Adım adım

İçindekiler

Borç Hesapları Defter Tanımı

Borç Hesapları Defter Tanımı

Borçlu Muhasebesi olarak da bilinen Borç Hesabı Defteri, şirketin farklı tedarikçilerinin veya satıcılarının ayrıntılarını ve şirket tarafından ödenmemiş tutarı vurgulayan hesap bakiyelerini listeleyen yan defterdir.

Aşağıdakiler dahil her fatura için belirli ödenecek bilgileri izler:

Fatura tarihi
Fatura numarası
Tedarikçinin / Satıcının Adı
Sipariş Miktarı
Ödenecek tutar

Ödenecek hesaplar için genel muhasebe hesap bakiyesi, her iki hesabın da eşleştiğinden emin olmak için son hesaplar borçlu genel muhasebe bakiyesi ile karşılaştırılır. Böyle bir karşılaştırma, dönem sonu (üç aylık / yıllık) kapatma sürecinin bir parçası olarak yapılır.

Borç Hesabı Örneği

Daha iyi anlamak için aşağıdaki örneği inceleyelim:

Titan Sports Gear Company için satın alma işlemleri şunlardır:

12 Mart: Mighty Sun Tedarikçilerinden 2/15 n 45, FOB varış yeri olmak üzere 20.000 $ 'lık ürün envanteri satın aldı
18 Mart: 12 Mart sevkiyatları sırasında hasar gören 3.000 $ değerindeki mal iade edildi.
27 Mart: Mighty Sun Tedarikçilerinden 18 Mart satın alma işleminin ürünü için iade ve indirim düşüldü.

Muhasebe işlemleri, aşağıdaki borçlu hesap yevmiye kayıtlarında sürekli envanter yöntemi ile kaydedilmiştir:

Satın Alma Dergisi

Ürün Envanteri Klima Dr… 20.000 $

Borç Hesapları A / C… 20.000 $

Nakit Harcama Günlüğü

Genel dergi

Bu dergiler, aşağıdaki gibi, Borç Hesapları'na da kaydedilecektir:

Satıcı Hesabı: Mighty Sun Tedarikçileri

Might Sun Tedarikçileri için satıcı / yan kuruluş defteri uygun şekilde şu şekilde güncellenecektir:

Yukarıdaki tablolardan da görebileceğimiz gibi, Mighty Sun Tedarikçileri için satıcı bakiyesi 0 $ (NIL) ve ödenecek hesap bakiyesi de 0 $ (NIL). Her ikisi de tam olarak eşleştiği için, ödenecek hesapların tam bir programını hazırlamak gerekli değildir. Herhangi bir bakiye tutarı beklemedeyse, ayrı bir ödenecek hesap planı yapmak gerekecektir.

Alacak Hesapları için işlem de benzer şekilde olacaktır.

Ancak, sürdürülmesi gereken bir miktar dikkat ve tutarlılık olması gerekir. Bu örnek sadece bir tedarikçi ve bir ay içindir. Bir firma için birden çok girdi ve birden çok satıcı olabilir. Bu nedenle, mutabakat zor bir görev olabileceğinden, hataya yer bırakmayan uygun bir mekanizma olmalıdır.

Eşleştirmedeki Sorunlar

Aşağıdakiler, Genel Muhasebe kontrolünün Borç Hesapları ile senkronizasyonundan çıkma yollarıdır:

Kitaplardan birine manuel olarak giriş yapılmış ve başka hiçbir kayıt tutulmamıştır. Bu, uzlaşmayı zorlaştıracaktır.
Borç hesapları modülünden Genel Muhasebeye (GL) kayıt, herhangi bir noktada kapatılmış olabilir. Bu, özellikle kayıtların bilgisayar ortamında kaydedilmesi durumunda geçerlidir.
Bir gönderme görevi, insan hatası veya iş sırasında elektrik kesintisi nedeniyle kesilmiş olabilir. Bakiye dışı girişler için bir işlem günlüğü dikkate alınmalıdır. Partinin tamamının eksik olması durumunda, fatura geçmişi genel muhasebe ile karşılaştırılmalıdır.
Giriş sırasında tüm kayıtların başarılı bir şekilde gerçekleşmesi olasılığı vardır, ancak dosya bu arada hasar görmüştür. Önleme yöntemi olarak, dosyanın kopyaları fiziksel veya elektronik formatta saklanmalıdır.

Muhasebe Defterinin Avantajları

Bu defter, mevcut satıcı bakiyelerinin hızlı bir görüntüsünü sunabilir.
İç kontrol ve denetim amaçlı bir model olarak kullanışlıdır.
Yöneticiler ve muhasebeciler, hataların önlenmesi için yardımcı bakiyeyi genel muhasebe bakiyesi ile karşılaştırabilir.
Çalışanlar arasında görevlerin ayrılmasına da yardımcı olur. İşlemi kaydeden ve olası hataları kontrol eden başka bir çalışan olacaktır. Verimlilik ve güçlü iç kontrol sağlayacaktır.
Bu bilgiler, bireysel vadesi geçmiş bildirimlerle birlikte satıcının adını daha da gösterecek bir eskime raporu oluşturmak için kullanılabilir. Ayrıca, ödenmemiş her fatura için ödenmemiş tutarı da vurgular. Nakit akışındaki değişiklikler de vurgulanacaktır.
Ek olarak, geç fatura sayısında bir artış olması, alacak tahsilatları ile ilgili sorunları ön plana çıkarabilir. Müşterilerin ödemelerinin normalden daha uzun sürdüğünü ve bunun acil müdahale gerektirebileceğini belirtir.

Sonuç

Borç Hesapları defterinin varlığı zorunlu olmayıp, hesap defterlerinin temiz ve düzenli tutulması için tercih edilir. Bu tür defterler, birkaç yıl boyunca alacak ve ödenecek ödemelerin takibinde yardımcı olur. Denetim süreci sırasında da kritik bir araçtır ve bireysel girişlerin araştırılması durumunda başarılı bir şekilde bağlanabilir.

Yeminli Mali Müşavirler veya ticaret geçmişi diploması olan kişiler bu tür görevleri gerçekleştirebilir, bu da küçük ofislerin ve satıcıların bu tür hesapları korumasını kolaylaştırır.

Önerilen Makaleler

Bu makale, Borç Hesapları Defteri ve tanımı için bir kılavuz olmuştur. Burada, pratik örnekler ve açıklamalarla birlikte ödenecek hesap defterinin nasıl hazırlanacağını tartışıyoruz. Aşağıdaki makalelerden muhasebe hakkında daha fazla bilgi edinebilirsiniz -