Muhasebe Bilgi Sistemi nedir?
Muhasebe Bilgi Sistemi, şirketin iç kullanıcıları tarafından çeşitli bilgilerle ilgili olarak paydaşlarına rapor vermek amacıyla kullanılan muhasebe ve finansal verilerin toplanması, saklanması ve işlenmesi amacıyla şirketlerin kullandığı bilgisayar tabanlı yöntemi ifade eder. alacaklılar, yatırımcılar, vergi daireleri vb. şirket
Basit bir deyişle, finansal işlemler ve olaylarla ilgili tüm bilgileri, iç yönetim, hesaplar, CFO'lar, denetçiler vb. Tarafından karar vermek için alınabilecek şekilde toplayan ve depolayan bir sistemdir. AIS çok iyi olabilir. çeşitli muhasebe, maliyetlendirme, Kar ve Zarar Tablosu, Bilanço vb.
Muhasebe Bilgi Sisteminin Bileşenleri (AIS)
# 1 - Kişi (Paydaşlar)
Her muhasebe yönünün başlangıcı ve bitişi. Sisteme bilgi aktaran, toplayan, analiz eden, raporlayan vb. Bir paydaş var ve bilgiye ihtiyacı olan başka bir kişi (paydaş) var. Örneğin, bir muhasebeci çeşitli finansal verileri kaydeder ve bunları bir mal sahibi, hissedarlar, alacaklılar, hükümet vb. Gibi birden çok paydaşın kullanımına sunar.
# 2 - Veri
Şimdi, AIS kayıtları ne raporlar? Her şey çeşitli muhasebe işlemleri, olayları ve diğer parasal öğelerle ilgilidir. AIS, parasal tabanı olmayan herhangi bir bilgiyi kaydetmeyecektir. Veriler, satış defteri, müşteri hesabı, satıcı defterleri, K&Z ve Bilanço gibi finansal raporlar, nakit akış tablosu vb. Gibi herhangi bir şey olabilir.
# 3 - Yerleşik Prosedürler
Tanımda belirtildiği gibi çeşitli işlevleri gerçekleştirmek için AIS önceden tanımlanmış adımları ve prosedürleri takip eder. Tutarlılığı sağlamak için bu, bir AIS'nin en temel ihtiyaçlarından biridir. AIS, manuel müdahaleyle veya otomatik olarak bir eylem gerçekleştirebilir. Otomatik sistemler olması durumunda, bu işlemin verileri işleyen kişiye bildirilmesi veya sistemde kodlanması gerekir.
# 4 - Yazılım (ERP)
Bir yazılım veya daha geniş anlamda ERP, belirtilen işlevleri yerine getiren bilgisayar tabanlı bir programdır. ERP, üretim, pazarlama, finans, insan kaynakları vb. Dahil olmak üzere iş süreçlerini ve operasyonları destekleyen bir veritabanı yazılım paketi sistemi olarak tanımlanabilir. Muhasebe Bilgi Sisteminin (AIS) ana bileşenlerinden birini oluşturur.
# 5 - Bilgi Sistemi Altyapısı
Basit bir ifadeyle, BT Altyapısının çeşitli BT ve IS donanımları, araçları, aksesuarları konsorsiyumu olduğu söylenebilir. Örnek, bilgisayarlar, yazıcılar, tarayıcılar vb.
# 6 - İç Kontroller
İç kontroller, her ticari organizasyonun temel ihtiyacıdır. Bunlar, finansal bilgilerin bütünlüğünü sağlamak, dolandırıcılıkların önlenmesi, hatalar, varlıkların korunması vb. İçin bir kuruluş tarafından benimsenen araçlar, kontroller, prosedürler ve sistemlerdir.
AIS Örneklerine Dayalı Vaka Çalışması
- Case - Londra'nın tanınmış süpermarket perakende zincirinin sahibi olan Martin Inc., işlemlerin kağıda kaydedilmesi için geleneksel yöntemi kullandı, şimdi genişleyen işletme bakış açısıyla müşterilerin, satıcıların, geçmişte kazanılan karların ayrıntılarını bilmek istiyor, gelecekte tahmin ediliyor kar-kazanç kapasitesi, işinde yer alan işletme sermayesinin ayrıntıları, ancak manüel tabanlı muhasebe uygulamaları nedeniyle aynı öngörüde bulunma konumunda değildir.
- Sorun - Mal sahibi , iş yerini, yani yukarıda belirtilen tüm gereklilikleri anlayacak durumda değildir.
- Çözüm - Eğer AIS kullanımda olsaydı, Martin Inc. müşterilerin, satıcıların, geçmişte kazanılan kârların, işle uğraşan işletme sermayesinin vb. Ayrıntılarını kolayca çıkarabilirdi. Yalnızca geçmiş rakamlar değil, AIS aynı zamanda geleceği tahmin etme yeteneğine de sahiptir kar eğilimleri, nakit akışları ve diğer pozisyonlar.
Muhasebe Bilgi Sisteminin Avantajları
- # 1 - Maliyet Etkinliği - Dijitalleşme ve yapay zeka çağında, her kuruluş yapay zeka kullanımıyla maliyetleri düşürmeye doğru ilerliyor. AIS, manuel çabaların azaltılmasına yardımcı oldu ve aynı işlemi daha uygun maliyetli bir şekilde gerçekleştirebilir.
- # 2 - Zaman Etkinliği - AIS, ticari kuruluşlara herhangi bir finansal bilginin kaydedilmesi, sınıflandırılması ve raporlanması için harcanan süreyi azaltmada yardımcı olmuştur. AIS tarafından büyük miktarda manuel çalışma, çok daha az çaba ve zamanla tamamlanabilir.
- # 3 - Kolay Erişim (Taşınabilirlik) - AIS'de depolanan veriler, her yerde ve her zaman internete bağlı bir bilgi sistemi aracılığıyla alınabilir. Manuel olarak hazırlanmış hesap defterlerinin kolayca taşınamadığı durumlarda, AIS verileri taşınabilir.
- # 4 - Doğruluk - AIS'nin katılımıyla, verilerin güvenilirliği artar. Bu makalede daha önce tartıştığımız gibi, bir AIS önceden tanımlanmış bir talimat dizisini izler. Bu nedenle, hataya açık bilgi şansı daha azdır ve bu nedenle AIS, doğru veri avantajına sahiptir.
Dezavantajları
- # 1 - İlk Kurulum ve Eğitim Maliyeti - Bir AIS'nin uygun maliyetli olduğunu tartışmış olsak da, küçük işletmeler için aynı şey doğru olmayabilir. İlk kurulumun maliyeti yüksek olabilir ve organizasyon için bir değer yaratmayabilir.
- # 2 - Manuel Müdahale - AIS'nin manuel müdahaleyi azalttığını tartışmamıza rağmen, aynısı ortadan kaldırılamaz. AIS, belirli bir zamanda manuel müdahaleye ihtiyaç duyar, bu da sistemde verimsizliğe neden olabilir.
- # 3 - Hata Tamamen Ortadan Kaldırılamaz - Tartıştık, AIS hata olasılığını azaltır, ancak yazılımda yanlış kodlama olasılığı vardır ve bu da hataya açık sonuçlara yol açabilir. Ayrıca, manuel müdahale hala burada mevcuttur ve bu da bir hata oluşturabilir.
- # 4 - Gizlilik - AIS verilerinin taşınabilirliğini tartışmış olsak da, aynı şey bir kuruluş için felaket olabilir Bu tür bilgiler ele geçirilirse, yani çalınırsa. İzinsiz giren bir kişi bilgileri değiştirebilir veya hassas finansal bilgileri ifşa edebilir.
- # 5 - Virüs Saldırısı - IS'de depolanan herhangi bir veriye, AIS'de depolanan finansal bilgilerin bozulmasına, değiştirilmesine yol açabilecek bir virüs bulaşabilir.
Sınırlamalar
- Maliyet: Bir dezavantaj olarak AIS'nin maliyetini zaten tartışmıştık.
- Eğitim: Kullanıcıları, AIS'yi istenen şekilde beslemeleri, geri almaları veya kullanmaları için eğitmeye ihtiyaç vardır. İlgili kişinin iyi eğitilmemesi, yanlış veri hazırlama ve sunumuna neden olabilir. Ayrıca, büyük bir organizasyonda sık sık transferler, terfiler, istifalar, emeklilik vardır. Tüm bu durumlarda, değişim için düzenli bir eğitime ihtiyaç vardır.
- Geçersiz Kılma : Dijitalleşme çağında, teknoloji hızlı bir şekilde değişiyor. Teknolojinin modasının geçmesi çok az zaman alır. Bu, bir organizasyonun değişiklikleri en erken benimsemesi ihtiyacını doğurur. Aksi takdirde, hataya açık verilere yol açabilir.
Muhasebe Bilgi Sisteminde (AIS) Değişiklik
Hızla değişen teknoloji ve teknolojik gelişmelerin adaptasyonu çağında, AIS'de önemli değişiklikler meydana geliyor. En son değişiklikler arasında bulut bilişim, bulut muhasebesi, gerçek zamanlı muhasebe veya mobil muhasebe yer alıyor.
Bu, muhasebeyi eski muhasebe yöntemlerine kıyasla çok daha kolay ve kullanışlı hale getirdi. İlerleme, yalnızca rakamları kaydeden, sınıflandıran, analiz eden ve raporlayan değil, aynı zamanda gelecekteki eğilimleri de öngören ve gerçek bir durumla çok hazırlıklı bir şekilde yüzleşmeye yardımcı olabilecek bir düzeye ulaşmıştır.
Sonuç
Muhasebe Bilgi Sistemi (AIS), AIS'nin hem avantajlarını hem de dezavantajlarını, sınırlamalarını incelediğimiz için herhangi bir kuruluş için bir nimet olarak tanımlanabilir. Ancak, genel olarak bir kuruluşun manuel muhasebeden AIS tabanlı muhasebeye geçmesi çok faydalıdır. Çeşitli dezavantajların, AIS sınırlamalarının üstesinden gelmek için, kuruluşun AIS'sini virüslerden, bilgisayar korsanlarından ve diğer saldırılardan koruyan bir yazılım vardır.
Muhasebe Bilgi Sisteminin (AIS) genişletilmiş bir versiyonu olan Yapay Zeka, manuel müdahaleyi azaltmaya çoktan başladı ve yakında çok hızlı bir şekilde büyüyecek.
