Üç Yollu Eşleştirme nedir?
Üç yönlü eşleştirme, yetkisiz satın alma işlemlerinin, sipariş onayının alınması (satınalma siparişi), siparişin alınması ve bilgi yoluyla oluşturulan faturanın geçerliliği olmak üzere üç yolla çapraz kontrol yoluyla izlenebildiği kavramdır. yetkisiz işlemleri ortadan kaldırmak ve iç kontrolü güçlendirmek için farklı departmanlardan.
Açıklama
Büyük Kuruluşlar, envanteri kuruluşun politikalarına göre standart çalışma prosedürüne göre satın alır. Bu nedenle, yetkisiz işlemleri kısıtlamak için çift kontrol gereklidir. Geçerli işlemlere yetki vermek için kontrol önlemidir. Üç yollu bir prosedürde, büyük ölçüde satın almalar çapraz doğrulama yoluyla kontrol edilir. Herhangi bir aşamada bir arıza olması durumunda, tedarikçiden bir teyit veya revize edilmiş fatura ile hata giderilene kadar tutar faturadan alınamaz. Yetkisiz kişilere veya sahte faturalara karşı ödeme riski kontrol altına alınacağı için risk yönetim yöntemlerinden biridir. Bazen uzun bir prosedür haline gelir, ancak riski yönetmenin en etkili yoludur.
Üç Yollu Eşleştirme Süreci
- Satın alma için Standart işletim prosedürü, stok yeniden sipariş seviyesine ulaştığında sipariş vermeyi, teklifin alınmasını, tekliflerin satın alma departmanına işlenmesini ve daha sonra satın alma departmanının fiyat, kalite ve itibara göre hangi tedarikçiden satın alacağına karar vermesini içerir. tedarikçinin ve ardından son olarak satın alma siparişinin düzenlenmesi.
- Satın alma siparişi bazında satın alımlar yapılacaktır. Satınalma siparişinin alınmasından sonra, stok yönetimi departmanı tarafından fiş siparişi düzenlenecek ve daha sonra fatura, satın alma departmanı tarafından muhasebe departmanına gönderilerek muhasebeleştirilecektir.
- Bundan sonra, son olarak, fatura yetkilendirme için ve ardından tedarikçiye ödeme için kasiyere veya nakit departmanına verilir.
Burada ödemeye yetki vermeden önce, ödemeye dahil olan kişi üç yönlü eşleştirme sürecini kullanacaktır.
Üç yollu eşleştirme süreci şunları içerir:
# 1 - Satın Alma Siparişinin Doğrulanması
Tedarikçinin adı, tarihi, miktarı, adresi, ödeme bilgileri ve miktarı doğrulamak için satın alma departmanından bir satın alma emri doğrulanacaktır.
# 2 - Sipariş Makbuzunun Doğrulanması
Satın alma siparişini doğruladıktan sonra, kasa departmanı, malların miktarını faturaya göre ve stok departmanı tarafından alındığı şekilde eşleştirmek için siparişin alındığını stok departmanından doğrulayacaktır.
# 3 - Hesaplar Departmanından Doğrulama
Stok departmanından doğrulandıktan sonra, defterlere kaydedilen miktar ve miktarı doğrulamak için giriş hesaplarda kontrol edilmelidir.
Bir fatura, doğrulama işleminin üç adımıyla da eşleşirse, yalnızca ödeme yetkilendirilir ve fatura paraya çevrilir.
Üç Yollu Eşleştirme Örneği
A Ltd.'nin Satın Alma Departmanı, ABC & Co., Meksika'dan 3000 adet hisse satın almak için sipariş verir ve parça başına fiyat 100 $ 'dır. Sipariş verilir. Siparişin girişi yapıldı, ancak miktarın fazla olması nedeniyle mağaza sahibi siparişin alındığı sırada çapraz kontrol yapmadı. Ancak kontrol edildikten sonra sadece 2850 adet alındığı tespit edildi ve faturanın muhasebe departmanına verildiği ve muhasebe departmanına ayrıca kasa departmanına paraya çevrilmek üzere verildiği tespit edildi. Üç yollu doğrulama prosedürünü belirlediniz mi?
Çözüm:
Faturayı ödeme için onaylamadan önce, kişi aşağıdaki prosedürü kullanmalıdır:
1 - Satın Alma Departmanından Doğrulama:
Satınalma siparişinin, siparişin satın alma siparişine göre verilip verilmediğinin doğrulanması gerekir. Mevcut durumda, üç yollu eşleştirmenin ilk adımı eşleştirilir, yani sipariş, satın alma siparişine göre verilir.
2 - Envanter Departmanından Doğrulama:
Yetkili kişi, envanter departmanından rakamları toplayacaktır. Bu durumda sadece 2850 adet envanter alınır, dolayısıyla fatura ödeme yetkisi verilemez. Yetkili kişi, stok departmanına tedarikçiden gelen faturayı düzeltmesi talimatını verecektir.
Envanter departmanı daha sonra, revize edilmiş faturanın düzenlenmesi için ABC & Co.'nun yetkili kişisiyle iletişime geçecektir. Revize edilen faturanın alınmasından sonra, düzeltmelerin yapılması için aynısı muhasebe departmanına verilecektir.
3 - Muhasebe Departmanından veya Muhasebe Kayıtlarından Doğrulama:
Tedarikçiden revize edilen faturanın onaylanmasından sonra, yetkili kişi bunu muhasebe kayıtları ile doğrulamak zorundadır ve son olarak, tüm adımlar ve uygunluklardan sonra, yetkili kişi faturayı ödeme için yetkilendirecektir.
Bu şekilde kısa fiş tanımlanır ve düzeltilir.
Üç Yollu Eşleştirmenin Kullanımları
- Üç yolla, eşleştirme süreci büyük kuruluşlarda kullanılır.
- Ayrıca, farklı departmanların farklı işlevleri yerine getirdiği yerlerde de kullanılır.
- Bir kuruluşun birden fazla ürün üretmekle uğraştığı durumlarda kullanılır.
- Sorumlulukların yeni atanan personele verildiği yerlerde kullanılır.
- Ödemelerin çoğunun nakit olarak yapıldığı durumlarda kullanılır.
- Ayrıca vasıfsız personelin dahil olduğu yerlerde de kullanılır.
Avantajlar
Farklı avantajlar aşağıdaki gibidir:
- Alınan hisse senedinin geçerli fatura ve değeri karşılığında ödemenin doğru kişiye yapılmasını sağlar.
- Organizasyonda uygun kontrollerin yapılmasını sağlar.
- Yetkisiz ödemeleri en aza indirir veya sınırlandırır.
- Nakit eşleştirme üç yolla zimmete para geçirme kontrol altına alınacaktır.
- Üç yollu eşleştirme sürecinde hatalar kolayca belirlenebilir.
- Aynı faturanın birden fazla ödenmemesini sağlar.
- Süreç, personel için hesap verebilirliği teşvik eder.
- Üç yollu süreç yoluyla, bilgiler doğrulanacaktır; dolayısıyla doğru bilgi haline gelir ve gelecekteki kararlar için kullanılabilir.
Dezavantajları
Farklı dezavantajlar aşağıdaki gibidir:
- Üç yollu eşleştirme, çoklu zaman doğrulamasını ve çeşitli belgelerin toplanmasını içerir; dolayısıyla süreç uzun ve zaman alıcıdır.
- Uzun süreç ve geciken ödemeler nedeniyle geç ödeme ve ceza alma şansı olabilir.
- Geç ödemeler nedeniyle tedarikçi ilişkileri bozulabilir.
- Erken ödemeler için indirimler, dahil olan uzun prosedürler nedeniyle yararlanılamaz.
Sonuç
Üç yollu eşleştirme, borçlu hesapların doğrulanmasını sağlayan üç adımı kullanarak ödenecek hesapları kontrol etme prosedürüdür. Burada satın alma işleminin ilk aşamasında sipariş doğrulanacak, ardından envanter departmanından rakamlar toplanacak ve doğrulanacak ve son olarak muhasebe girişlerinden doğrulanacaktır. Her üç seviyede de doğrulamanın ardından, yetkilendirici faturayı ödeme için yetkilendirir. Ancak bu prosedür uzundur. Bu nedenle zaman alıcıdır ve aynı zamanda uzun prosedürler nedeniyle erken ödemelerde indirimlerden yararlanılamamaktadır.
