Defter Tutma nedir?
Defter tutma, şirketin satın alma, satış, makbuzlar ve ödemeler gibi finansal işlemlerinin günlük olarak kaydedilmesidir ve muhasebe sürecinin ilk bölümünü oluşturur. İki şekilde hazırlanabilir - Tek girişli sistem ve Çift girişli sistem, ancak çift girişli sistem popülerdir ve çoğu ülkede tanınır.
Muhasebede Defter Tutma Bileşenleri
# 1 - Nakit ve Tahakkuk Yöntemi
Arıcılığın nakit esasına göre, gelir ve giderler sırasıyla sadece nakit geldiğinde kaydedilir ve giderler sırasıyla bankadan ödenir. Nakit yöntemi, bir dönemin giderlerinin aynı dönemde muhasebeleştirilmesi gerektiğini söyleyen eşleştirme ve dönemsellik kavramını dikkate almamaktadır. Tahakkuk yöntemi ise vadesi gelir gelmez gelir ve giderleri dikkate alır. Bu, gelir elde edildiğinde, defterlerde alacak olarak tanınması ve giderleri faturalandırdığımızda defterlerde tanıdığımız anlamına gelir. Tahakkuk yöntemi, tüm dünyada defter tutma için yaygın olarak kabul edilmektedir.
# 2 - Hesap Planı
Hesap planı, hangi genel muhasebe hesabına ne tür bir masrafın gitmesi gerektiğine dair kılavuz ve çerçeve içeren ayrıntılı bir çalışma sayfasıdır. Bir muhasebecinin herhangi bir yevmiye kaydını kaydederken doğru harcama kodunu almasına yardımcı olur. Hesap planı güncel tutulur ve organizasyondaki herhangi bir değişikliği içerecek şekilde periyodik olarak gözden geçirilir.
# 3 - Dergiler
Yevmiye kayıtları, bir ticari işletmenin herhangi bir işleminin finansal etkisini kaydeder ve bu, herhangi bir işlemin kaydedilmesinin ilk adımıdır. Bir yevmiye kaydı göndermeden önce, altın kuralları ve her ticari işlemin bir borç ve bir alacak olmak üzere iki farklı hesaba kaydedildiğini anlamalıyız. Dergiler, aşağıdaki kurallara göre yayınlanır:
- Gerçek Hesaplar için: Kredi ile gelenleri borçlandırın.
- Kişisel Hesaplar için: Alıcıya borçlandırın Verene alacak kaydediniz.
- Nominal Hesaplar için: Tüm giderleri ve zararları borçlandırın ve tüm gelir ve kazançları alacaklandırın.
- Gerçek Hesaplar: Gerçek hesaplar, varlıkları (Kasa, Mobilya, Bina vb.) Ve borçları (ödenecek hesaplar, borç senetleri vb.) İçeren bilanço hesaplarıdır.
- Kişisel Hesaplar: Bireyler, firmalar, şirketler vb. İle ilgili tüm hesaplar Kişisel sayımlar kapsamına girer. Borçluları, alacaklıları, bankaları, ödenmemiş ve ön ödemeli kalemleri vb. İçerir.
- Nominal Hesaplar: Kazanç, kayıp, gider veya gelirlerle ilgili hesaplar Nominal hesaplar kapsamına girer. Örneğin. - Satın alma, satış, ödenen faturalar, alınan faiz, banka masrafları vb.
# 4 - Defterler
Defter, belirli bir dönem için bir hesapla ilgili borç ve alacak işlemlerini özet bir biçimde gösteren birincil hesap defterleridir. Ayrıca, belirli bir dönem için tüm borç ve alacak işlemlerini dikkate aldıktan sonra o hesabın açılış bakiyesi ve kapanış bakiyelerini gösterir. Mali dönem sona erdiğinde, genel muhasebe bakiyesi, daha fazla mali tablo hazırlamak için kullanılan deneme bakiyesine aktarılır.
# 5 - Günlük Kitaplar
Kredi işleminin ayrı ayrı kaydedilmesi için günlük defterler kullanılır. Bir satış günü defteri, tüm kredili satışları kaydeder ve aynı şekilde, satın alma günlüğü tüm kredili satışları kaydeder. Satın alma iade ve satış iade defterleri de kredili alım ve satımlardan gelen tüm iadeleri takip etmek için hazırlanmaktadır.
# 6 - Kasa Defteri
Kasa aynı zamanda hemen hemen tüm işletmeler ve kişiler tarafından tutulan birincil hesap defterlerinden biridir. Kasa açılış bakiyesi, mali dönem başında elde bulunan nakit olan, mali dönem boyunca nakit / banka içeren tüm nakit / banka işlemleri ve mali dönem sona erdikten sonra eldeki nakit olan kapanış bakiyesini gösterir. .
# 7 - Mali Tablolar
Dergiler kaydedildikten, defterler, günlük defterler ve kasa defteri hazırlandıktan sonra, bu bakiyeler net bakiyelerini gösteren tüm hesapların bir özeti olan deneme bakiyesine aktarılır. Deneme bakiyesi ayrıca bir kar ve zarar hesabı ve bilanço hazırlamak için kullanılır. Kâr ve Zarar, işletmenin kâr edip etmediğinin net sonucunu gösterir. Bilanço, tüm aktif ve pasiflerin bir özetini gösteren tablodur.
Avantaj
- İşlemleri kaydetmek için basitleştirilmiş süreç ve kolay adımlar;
- Mali tabloların kullanımını ve karşılaştırılmasını kolaylaştırır.
- Muhasebe sistemindeki birincil defterler ve veri girdisi, karar verme ve kritik analiz için daha yüksek yönetimde kullanılır.
- Bu sistem, yapılan tüm bordro detaylarını ve kesintileri sağlar.
- Sağlam bir defter tutma sisteminde giderlerin ve bütçenin takibi daha kolaydır.
- Denetimler için veri çıkarmak daha kolay.
Dezavantajları
- Zaman ve paraya mal olan ayrı bir muhasebeci gereklidir.
- Yanlış verilerin birincil hesap defterlerine girmesi, mizan ve kesin hesapların hazırlanmasında hataya neden olur.
Değişikliklerle İlgili Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar
Günümüzde muhasebe sisteminin gelişmesiyle birlikte ERP - Kurumsal Kaynak Planlama sistemleri ile tüm departmanlar birbirine bağlı olduğundan hesap defterlerinin hazırlanması kolay ve hızlıdır. Zorluk çoğunlukla vergileri girerken gelir. Yazılımlar, dolaylı vergiler ve kaynağında kesilen vergiler için önceden girilmiş oranları alacak şekilde tasarlanmıştır. Vergi makamları her yıl bazı oranlarda değişiklik yapmakta veya bazı maddeleri muafiyete dahil etmekte veya hariç tutmaktadır. Muhasebeci, bilgisayarların tüm bu son değişikliklerle güncellendiğinden emin olmalıdır.Sonuç
Defter tutma, herhangi bir kuruluşun muhasebe sürecinin ilk aşaması ve önemli bir parçasıdır. Dikkatli bir şekilde uygulandığında, sağlam bir sistem, mali tabloların zamanında ve doğru bir şekilde hazırlanmasına yardımcı olacak, bu da zamanında vergi beyannameleri yapılmasına ve sorunsuz denetim kolaylaştırılmasına yol açacaktır. Ayrıca, defter tutma girişlerinden elde edilen veriler, karar vermede yönetime yardımcı olan karmaşık raporlar oluşturmaya yardımcı olur. Aynı zamanda alacaklılara ve borçlu yönetimine ve tüm hesapların güncellenmiş muhasebe bakiyelerine yardımcı olur, böylece sağlam bir sistemin bir işletmenin sorunsuz çalışmasını sağladığı ve daha fazla analiz için her türlü veri girişine yardımcı olduğu sonucuna varabiliriz.
