Tam Form SOP (Standart Çalışma Prosedürü)
SÇP'nin tam biçimi, bir işletme tarafından kullanılan ve zaman içinde ürün ve hizmetlerin teslimi ve takibi ile ilgili iş operasyonlarını kaydettiği bir dizi belge ve süreç olan Standart Çalışma Prosedürleri anlamına gelir.
- Yönetim, faaliyetlerinin tutarlılığını takip etmelidir ve buna göre bu belgeler gereklidir. Büyüyen bir işletme durumunda, yönetim kilit personel olur ve tüm önemli kararları alır.
- İş bir sonraki seviyeye doğru büyüdükçe, şirket kendi yönetim hiyerarşisini oluşturmaya başlar ve sorumluluğu diğer tüm personele yayar. Böylelikle mal sahibi, diğer yönetim personeline danışarak kararları alabilmesi için yardım ellerini alıyor.
- Böylelikle, dokümante edilmiş standart işletim prosedürlerinin yanı sıra ek yönetim gerekliliği ortaya çıkar ve bu da şirketin büyümesine ve ayrıca stratejilerini belirleyip personeli eğitmesine olanak tanır.
Amaçları
- Şirketin uzun vadeli stratejisini oluşturmak için üst düzey yönetimin izlemesi gereken adımları sağlayarak bir işletmenin stratejik yönetimini kurmaya yardımcı olur.
- İnsan kaynakları departmanını, bordro yönetimi ve işe alım segmentini senkronize ederek, şirketin çalışanları işletme içinde kalifiye etmek, işe almak, eğitmek ve elinde tutmak için gerekli hizmetleri sağlamasına yardımcı olur.
- Tüketicilere ürün ve hizmetlerin kalite kontrol, tedarik, güvenlik ve genel olarak yürütülmesini içeren iş operasyonlarının her yönünü ele alarak süreci sağlayarak işletmenin operasyonlarına yardımcı olmayı amaçlar.
- İşletme ile ilgili tüm finansal işlemler için gerekli tüm adımları sağlayarak finans ve yönetim departmanını organize edecek tasarım. Bu sistem, işletme için tüm temel performans göstergelerinin belirlenmesine yardımcı olacaktır.
- Bu, şirketin yıllık raporunu ve sonraki iki ila üç şirket finansmanı tahminini doğru şekilde yürütmek için gereken adımları sağlayarak tahmin ve bütçeleme departmanına yardımcı olur.
- Satış ve pazarlamada da, olası satış yaratma için gerekli tüm faaliyetlerin tüm ayrıntılı gereksinimlerini sağlayarak, ardından satış teklifini ve potansiyel müşteriyi kapatarak yardımcı olur.
- Süreci, yedeklemeler, felaket kurtarma planları, çalışan ayrıntıları, operasyon ayrıntıları vb. Dahil olmak üzere tüm BT protokollerinin ayrıntılı bir hesabını içeren bilgi teknolojisini geliştirmeyi amaçlamaktadır.
Faydaları
- Standart işletim prosedürlerinin en önemli faydalarından biri, bir yönetim hiyerarşisi oluşturması ve her bir görevi ilgili ekiplere uygun şekilde tahsis etmesidir.
- İlgili görevlerin dağılımı, şirketin işleyişi ile ilgili her bir verinin sistematik bir şekilde kaydedilmesine ve doğrulanmasına yardımcı olan uygun bir şekilde yapılır.
- İş olasılıklarını artırmak için, yönetimin gelecekteki uygulamalar için her bir stratejide gerekli olan ilgili bilgileri bulması için bir zemine ihtiyacı vardır.
- Yönetim, işletmenin mevcut senaryosunun farkındadır ve bu, her departmanın geçmiş performansına bakarak ve bunu bütçelenen ile karşılaştırarak işletmenin mevcut senaryosunu daha da iyileştirmesine yardımcı olur.
- Birleşme ve devralma sırasında veya işletmenin olası bir devralınması durumunda, yönetim her departmanın geçmişini gösterecek ve bu da alıcının hedeflenen şirketin mevcut senaryosunu belirlemesine yardımcı olacaktır.
- Bu süreç, bir start-up işinin organize edilmesine yardımcı olacak ve kaynakların sistematik bir şekilde uygun şekilde kullanılmasıyla onların çok uluslu örgütlü hale gelmesine yardımcı olacaktır.
Standart Çalışma Prosedürleri Nasıl Yazılır?
- Hedeflenen bölümün anlayabileceği şekilde sunabilmek için uygun bir formata ihtiyaç vardır.
- Önerilen strateji ile birlikte girdi verileri gereklidir.
- Hedeflenen kitlenin belirlenmesi gerekir.
- Standart işletim prosedürlerinin amacını vurgulamamız gerekiyor.
- Tüm izleyicileri anlayabilmek için cümle kurgusu basit bir dille yapılmalıdır. Dil, net bir şekilde muhafaza edilmelidir.
- Cümle, bir cümleden çok hikaye anlatımını temsil edecek şekilde kurgulanmalıdır. Bunun nedeni, insanların hikayeleri hatırlaması ve kolayca bağlanabilmesidir.
- İçeriğin birkaç düzeltme ile kontrol edilmesi, gerçeklerin ve sayıların yeniden kontrol edilmesi ve gerekirse düzeltilmesi gerekir.
Örnekler
#1. Amaç
Prosedürün bu genel amacının açıklanması ve ardından hedeflenen istemcilerin basit doğrulama adımlarının izlenmesi gerekiyordu.
# 2 - Kapsam
Kapsam, Banka'daki tüm müşteriler tarafından görülebilmesi için net ve sıkıştırılmış bir şekilde belirtilmelidir.
# 3 - Sorumluluklar ve Doğrulamalar
Doğrulama işlemi ilgili departman tarafından, ardından kasiyer ve doğrulama ekibi tarafından yapılmalıdır. Ekip, banka yönergelerini takip ederek müşterilerin işlemlerine ve hesaplarına düzgün bir şekilde bakmalıdır.
Neden SOP'lara İhtiyacımız Var?
Belgelendirilmiş standart işletim prosedürleri ile birlikte ek yönetim gerekliliği, şirketin büyümesine ve ayrıca stratejilerini oluşturmasına ve iş beklentilerini iyileştirmek için personeli eğitmesine yardımcı olan iş büyümesi durumunda ortaya çıkar. Şirketin müşterilere hedeflerini ve tekliflerini oluşturmasına yardımcı olur ve gelecekteki iş beklentilerini ve stratejilerini yatırımcıların önünde oluşturur.
Sonuç
Bu, ilgili işle ilgilenen müşteriler, yatırımcılar ve diğer üçüncü şahıslarla iletişim kurmanın harika bir yoludur. Yönetimin stratejileri ve yaklaşan iş beklentileri, ürün hattı ile birlikte Standart işletim prosedürlerinden görülebilir.
