Tam GRN Formu - Alınan Mal Notu
GRN'nin tam formu, Alınan Mal Senedi'dir. GRN, ilgili taraflar arasında mutabık kalınan tüm malların alındığını teyit etmek için malların satıcıdan teslim alınması sırasında müşteri tarafından doldurulan iş belgesini ifade eder ve genellikle satın alma siparişiyle (PO ) Malların satıcısına ödeme yapılmadan önce.
GRN'nin Özellikleri
Organizasyonel sürecin malların bir yerden başka bir yere taşınmasını veya dış pazardan depoya taşınmasını içerdiği imalat ve diğer tür organizasyonlarda mal giriş belgesi çok önemli bir rol oynar. Bazen, işlem süresi normalden daha yavaş olabilir ve bu durum mal girişi notundan takip edilebilir.
Mal giriş notunun önemli özelliklerinden biri, malların mağazaya taşındığı durumlarda, mağaza yöneticisinin bu belgeyi, malların gerekli miktara göre olup olmadığına, gerekli miktarın notta yazılıp yazılmadığına dair kanıt olarak almasıdır. gerçekten alındı ya da alınmadı. Bu nedenle mal girişi belgesi de kanıt olur ve denetim izi olur.
Alınan Mallara Neler Dahil Edilecek?
Genellikle organizasyonda mal giriş fişinin ön baskısı mağazanın departmanına aittir. Bu nedenle yönetim, mal giriş belgesine nelerin dahil edilmesi gerektiği konusunda onları uygun şekilde eğitmelidir. Aşağıdaki liste GRN'de yer alması gereken önemli hususlar üzerine hazırlanmıştır:
- GRN'nin üst kısmı, malların tedarikçisinin adını gösterir.
- Ardından, ihraç tarihi ve saati ile mağaza departmanının mallarının teslim alındığı tarih ve saat izlenir.
- Malların taşınması gereken ve malların teslim edilmesi gereken yerin doğru adresi ve uygun PIN kodu.
- Taşınan malların tanımı ve her tür ürünün miktarı, oranı ve malların fiyatı.
- GRN'nin sonlandırılması, hem tedarikçinin hem de mağaza yöneticisinin ve malları teslim alması beklenen katibin yetkili personelinin imzası ve adı ile yapılır.
GRN Süreci
Aşağıdaki GRN sürecidir:
- Faturanın teslim alınması ve malların mağazalara tahliye edilmesi ve boşaltılması.
- Malların tanımı ile birlikte alınan mal sayısının fiziksel doğrulaması.
- Mallar tartışmalıysa veya miktarı azsa, tedarikçiyle temasa geçilerek eksiklik istenir.
- Miktar kontrol edildikten sonra kalite testi yapılır.
- Bir onay challan tarafından yapılacak ve tedarikçiye gönderilecektir.
- Yukarıdaki adımdan sonra, alıcı departman GRN'yi 5 kopya halinde hazırlayacaktır. Onlar için orijinal ve satın alma departmanına, hesap departmanına, biri mağaza yöneticisine ve biri satın alma talebini yapan kişiye.
- Buna dayanarak, mağaza defterlerine girişler yapılır.
Önem
- Herhangi bir muhasebe departmanı için mal giriş belgesi, muhasebenin tarafsızlık ilkesinin amacına hizmet ettiği için hayati bir belgedir. Muhasebe defterlerine herhangi bir giriş, zorunlu olarak belge formundaki ispatla desteklenmelidir.
- Ayrıca satıcıya herhangi bir ürün ödemesi yapmadan önce mallar GRN ile doğrulanır. Ayrıca, bir organizasyonda, hata ve dolandırıcılık olasılığını azaltmak için, bir başkasının bir kişinin çalışmasını kontrol etmesi gerekir ve bir kişi 1'den fazla sürekli sürece dahil değildir. Dolayısıyla, GRN sayesinde organizasyonel işler farklı kişiler tarafından denetlenir.
- Malların fiili fiziksel miktarı mal giriş belgesi ile kontrol edildiğinden, ödeme yalnızca fiilen alınan mallar için yapılır. Böylece haksız ödemeden kaçınılır.
- Bu belge aynı zamanda tedarikçiye önemli bir rol vermektedir. Tedarikçi, GRN'nin resmi bir yasal belge olduğu ve mahkemede kanıt olarak kabul edilebileceği için, GRN'nin yardımıyla malların sonundan itibaren gönderildiğini kanıtlayabilir.
Alınan Mal Notu ile Mal Sevk Notu
Aşağıdakiler, Alınan Mallar Dekontu ile Mal Sevk Notu arasındaki farklardır:
- Tedarikçinin sevk departmanı, Alıcının alıcı departmanı Alınan Mallar Notunu hazırlarken Mal sevkıyatını (GDN) yükseltir.
- Bir GDN yükseltilmeden, tedarikçinin hesap departmanı faturayı yükseltemezken, GRN olmadan, satın alan departmanı ödeme yapamaz veya kitaplara giriş yapamaz.
Faydaları
Bir not alınan malların faydaları şunlardır:
- Denetçiler için kanıt görevi görür ve dolayısıyla denetim izi prosedürlerine dahil edilir.
- GRN alınan fiili miktarı gösterir ve dolayısıyla tedarikçilere daha yüksek ödeme kaybı tespit edilebilir.
- Teslimat kanıtıdır. Yasal olarak uygulanabilir bir belgedir ve mahkemeye ibraz edilebilir.
- Miktarın her zaman GRN miktarı ile uyuşması gerektiğinden, lojistik ekip personeli hata veya dolandırıcılık durumunda sorumlu hale gelir. Ekip içinde sorumluluk duygusu ve uyanıklık yaratılır.
- Daha büyük firmaların finans departmanları, bu belgeyi ne kadar mal sipariş edildiğini ve gerçekte ne kadar alındığını ve defterlere girildiğini karşılaştırma amacıyla kullanabilir.
Sonuç
GRN, senet alınan mallar için kullanılan kısaltmadır. Adından da anlaşılacağı gibi, mallar, malların fiilen teslim alındığı anda alıcı tarafından doldurulan, satıcıdan malları müşteri veya alıcı tarafından teslim aldığına dair bir not aldı. Resmi bir yasal belgedir ve mahkemede delil olarak kabul edilebilir.
