Defter Mutabakatı, defterlerin güncelliğini sağlamak ve şirket hesap defterlerinde herhangi bir manipülasyon veya dolandırıcılık olmaması için şirket tarafından hesap defterlerinin kapatılmasından önce yapılan mutabakattır.
Kitapların Mutabakatı
Hepimizin bildiği gibi, Hesap Kitapları herhangi bir işletmenin taslağıdır. Hesap Defterlerinin bakımı, finansal yönetimin anahtarıdır.
Ancak, muhasebe defterlerinin tutulması yeterli değildir. Hesapların doğru ve eksiksiz olması da gereklidir. Bunu sağlamak için mümkün olan çeşitli kontroller ve kontroller vardır, ancak en temel ve temel yollardan biri "Kitapların Mutabakatı" dır.
- Mutabakat nedir?
- Mutabakat ne zaman yapılır?
- Uzlaşmanın yapıldığı dönem nedir?
- Uzlaşma neden yapılmalı?
- Mutabakat süreci için en iyi uygulamalar
- Mutabakat beyanı nasıl görünür?
- Mutabakat türleri nelerdir?
- # 1 - Banka Mutabakatı
- # 2 - Satıcı mutabakatı
- # 3 - Müşteri mutabakatı
- # 4 - Şirketler arası mutabakat / li>
- # 5 - İşletmeye özel mutabakat
- Mutabakatları gerçekleştirirken Ms Excel için faydalı ipuçları
Mutabakat nedir?
İki set kaydı karşılaştıran ve varsa iki set arasındaki farkları analiz eden bir süreçtir.
Bu iki kayıt grubu, tüm Hesap Kitapları gamından herhangi bir şey olabilir. Genel olarak, kayıtların bir seti, uzlaştırılması gereken şirketin Kitaplarından alınan bir defterdir ve ikinci kayıt seti iç veya dış kaynaklardan elde edilir.
örneğin, banka defterini (dahili kaynak) banka ekstresi (harici kaynak) ile karşılaştırmak.
Mutabakat ne zaman yapılır?
Genellikle hesapların kapatılmasından önce gerçekleştirilir. Kitapların güncel olması için aylık olarak yapılması tavsiye edilir, ancak üç ayda bir veya yıllık olarak da yapılabilir.
Mutabakat sürecinin daha sorunsuz olması için hacim ne kadar ağır olursa mutabakat sıklığı daha fazla olmalıdır.
Kitaplar denetçiler tarafından onaylanmadan önce yıllık olarak yapılmalıdır. Mutabakatların çoğu, denetim testi amaçları için bir ön koşuldur. 2002'de Sarbanes Oxley'nin (SOX) yürürlüğe girmesinden bu yana, gerekli uyum farklı bir düzeye yükseldiğinden uzlaşmalar daha da kritik hale geldi.
Uzlaşmanın yapıldığı dönem nedir?
Mutabakat gerçekleştirilirken dikkat edilmesi gereken kritik hususlardan biri, her iki kayıt grubu için sürenin aynı olmasıdır.
Yukarıda belirtilen örnekle devam edersek, 01-Ocak-16-31-Mart-16 dönemi için çıkarılan hesap cüzdanı ile 01-Ocak-16-30-Haziran-16 dönemlerine ait hesap özetini karşılaştırmak çok mantıksızdır. Karşılaştırma için ortak bir dayanak olmalıdır.
Ayrıca, dikkate alınması gereken önemli bir nokta, Açılış veya Başlangıç bakiyesinin her iki kayıt kümesi için her zaman eşit olması gerektiğidir. Yukarıdaki durumda, 01-Ocak-16'daki bakiyeler aynı değilse, 01-Ocak-16- 31-Mart-16 mutabakatına devam etmek yerine, ilk olarak bu fark düzeltilmelidir.
Uzlaşma neden yapılmalı?
Dolandırıcılığı tespit edin
- Hesap defterlerini manipüle etmek kolaydır. Dolandırıcılığı tespit etmenin bir yolu uzlaşmadır. Bunu bir örnekle anlayalım.
- ABC Corporation'ın kasiyeri, müşterilerden alınan parayı kaydetmeyerek dolandırıcılık yapıyor. Bunu yaparak müşteri ve kasa defterleri değişmez ve alınan parayı cebe indirebilir.
- Bunun gibi sahtekarlıkları tespit etmenin basit bir yolu, müşteri defteri mutabakatı yapmaktır. Müşterinin ABC Defterlerindeki defteri, müşterinin Defterlerindeki ABC defteri ile karşılaştırıldığında, bakiyeler birbirine bağlanmayacak ve dolandırıcılık tespit edilecektir.
Kayıtların eksiksiz olduğundan emin olun:
- Zaman zaman, bazı faaliyetler kitaplarımızı etkiler, ancak hesap ekibi aracılığıyla yönlendirilmez ve bu nedenle, tespit edilmeyebilir.
- Küçük bir örnek, bir müşteri tarafından doğrudan banka hesabına yatırılan bir çek. Müşteri bilgilendirmezse, banka defteri ve müşteri defteri eksik olacak ve gerçeklerin yanlış beyan edilmesine yol açacaktır.
Kayıtların doğru olduğundan emin olun:
- Muhasebe sürecinde insan hatası olasılığı vardır.
- İnsan hatalarına bir örnek, rakamların yanlış yerleştirilmesidir, örneğin, Satışların Gerçek değeri Rs idi. 99.736, yanlışlıkla Rs olarak kaydedildi. 97,936.
- Hesaplar uzlaştırılırken bunlar öğrenilebilir. Bunlar, aktarım hatalarından başka bir şey değildir ve bu durumda, fark genellikle 9'a bölünebilir.
Mutabakat süreci için en iyi uygulamalar
Uzlaşmanın amacına ulaşmasına yardımcı olması için benimsenebilecek en iyi uygulamalardan bazıları aşağıdaki gibidir:
- Şirketler dahili olarak takip edilecek bir Mutabakat Süreci oluşturmalıdır. Sıklığı, mutabakatın yapılacağı anahtar hesapları, standartlaştırılmış formatları vb. Kapsamalıdır. Bu süreçler hacme, endüstri türüne, yüksek riskli alanlara vb. Göre değişiklik gösterecektir. Politika hazırlanmalı ve Finans ve Hesaplar ekibi düzenli olarak.
- Görev ayrılığı takip edilmelidir. Hesap defterlerine girişleri kaydeden çalışanların mutabakat sürecinin bir parçası olmaması gerektiği anlamına gelir. Birinin diğerinin yaptığı işi yeniden kontrol etmesini sağlayacaktır.
- Yapımcı-kontrolör süreci için yetki matrisi takip edilmelidir. Mutabakat beyanları da atamaya göre farklı çalışanlar tarafından hazırlanmalı ve kontrol edilmelidir. Yönetici mutabakat bildirimini hazırlayabilir ve Yönetici aynı şeyi kontrol edebilir.
- İnsanların kendilerini yeterince sorumlu hissetmeleri için, hazırlayıcı ve denetçi tarafından uygun bir imza alınmalıdır.
- Dolandırıcılıkları tespit etmek ve zamanında önlem almak için mutabakatların tamamlanması için katı zaman çizelgeleri ayarlanmalıdır.
- İç denetimin kapsamı, bu mutabakat beyanlarının kontrolünü de içermelidir.
- Onay süreci, hesapları düzeltmek için düzeltme girişlerini (mutabakat sürecinde tespit edilmişse) geçmek için ayarlanmalıdır. Orta ve üst yönetimin zaman zaman güncellenmesini sağlayacaktır.
- Destekleyici belgeler (Banka Hesap Özeti, Müşteri'nin defteri vb.), İmzanın alınacağı Mutabakat Beyanının bir parçasını oluşturmalıdır.
Mutabakat beyanı nasıl görünür?
Mutabakat beyanı olabildiğince basit olmalıdır. Hangi defterin mutabakat sağlandığı, mutabakat süresinin ne olduğu, mutabakatın ne zaman hazırlandığı, kimin hazırladığı, kontrol ettiği, onayladığı vb. Gibi gerekli ayrıntıları içermelidir.
Aşağıda mutabakat bildiriminin basit bir biçimi verilmiştir:
| ABC Co. | |||
| 31-Mart-16'daki Banka Mutabakat Beyanı | |||
| Banka Hesabı No. 00000xxxxxx | |||
| 31 Mart-16 Tarihli Hesap Kitaplarına göre bakiye | xxx | ||
| Ekle: | Ayar 1 | xxx | |
| Ayar 2 | xxx | ||
| Ayar 3 | xxx | xxx | |
| Az: | Ayar 4 | xxx | |
| Ayar 5 | xxx | xxx | |
| Ayar 6 | |||
| 31-Mart-16 Tarihli Banka Ekstresine Göre Bakiye | xxx | ||
| Hazırlayan: Muhasebeci | |||
| Kontrol Eden: Yönetici | |||
| Doğrulayan: Finans Kontrolörü | |||
İki setten herhangi biri temel olarak alınabilir ve ayarlamalar eklenmeli veya çıkarılmalıdır, böylece dengeleme rakamına ulaşılır.
Yukarıdaki formatta Banka defteri esas alınır. Ancak, Banka Ekstresi esas alınırsa, tüm ayarlamalar geri alınacaktır. Aşağıdaki iki durumu daha iyi anlamanıza yardımcı olacaktır:
Durum A - Banka Defterinin temel alınması
| 31 Mart-16 Tarihli Hesap Kitaplarına göre bakiye | 9.700 | ||
| Ekle: | Düzenlenmiş ancak yatırılmamış çekler | 10.000 | |
| Banka tarafından kredilendirilen Banka İlgisi | 75 | 10.075 | |
| Az: | Banka Masrafları kaydedilmedi | 175 | 175 |
| 31-Mart-16 Tarihli Banka Ekstresine Göre Bakiye | 19.600 |
Senaryo B - Banka Ekstresini temel almak
| 31-Mart-16 Tarihli Banka Ekstresine Göre Bakiye | 19.600 | ||
| Ekle: | Banka Masrafları kaydedilmedi | 175 | 175 |
| Az: | Düzenlenmiş ancak yatırılmamış çekler | 10.000 | 175 |
| Banka tarafından kredilendirilen Banka İlgisi | 75 | 10.075 | |
| 31 Mart-16 Tarihli Hesap Kitaplarına göre bakiye | 9.700 |
Mutabakat türleri nelerdir?
Günlük işletme muhasebesinde gerekli olan ve hazırlanan temel mutabakat tabloları:
- banka mutabakatı
- Satıcı mutabakatı
- Müşteri mutabakatı
- Şirketler arası mutabakat
- İşletmeye özel mutabakat
Bu ifadelerin her birini ayrıntılı olarak tartışacağız:
# 1 - Banka Mutabakatı
Banka defterimize kaydedilen işlemlere göre banka ekstresine yansıyan fiili işlemlere ilişkin bir banka mutabakat ekstresi hazırlanır.
Banka cüzdanı ile banka ekstresi arasındaki farkın bazı nedenleri şunlardır:
- Bir satıcıya verilen çek daha sonraki bir tarihte sunuldu
(Bazen banka ekstresinde görünen çok eski çekler vardır, bunlar bayattır ve artık yatırılamaz. Bunları yazıp Banka Defterini açık tutmak daha iyidir.)
- Bir müşteri tarafından doğrudan banka hesabımıza yatırılan miktar
- Banka tarafından yatırılan banka faizi
- Banka tarafından borçlandırılan banka masrafları
- Banka hataları (Nadiren de olsa, veri giriş hatalarından kaynaklanan hatalar banka tarafından da mümkündür)
Ödeme ve dekontla ilgili tüm faaliyetler banka cüzdanı üzerinden takip edilmektedir. Uzlaştırmak, onu güncel tutmaya yardımcı olur.
Hayatımızı kolaylaştırmak için, muhasebe ERP'lerinin çoğu, banka mutabakat bildirimini doğrudan çıkarmaya yardımcı olan yerleşik özelliklere sahiptir.
Bu ERP'lerde kullanılan temel kavram, her işlem için "banka tarihini" kaydetmektir. Banka tarihi, işlemin banka ekstresine yansıtıldığı tarihtir. ERP, "Banka Tarihine" göre "Belge Tarihi" temelinde bir rapor çıkarır.
# 2 - Satıcı mutabakatı
Bayi defterlerine geçirilen muhasebe girişlerinin defterlerimizde geçen muhasebe girişleri ile uyumlu olmasını sağlamak için bayi mutabakat beyanı hazırlanır.
Sapmaların nedenleri aşağıdaki gibidir:
- Satıcı, bizim tarafımızdan rezerve edilen satın alma iadelerini rezerve edemez.
- Tarafımızdan kesilen çekler defterlerine yansıtılmayabilir. Genellikle çek yanlış yerleştirildiğinde veya nakliye sırasında kaybolduğunda olur.
- Bizim tarafımızdan kaydedilmeyen ancak satıcı tarafından kaydedilen transit mallar;
# 3 - Müşteri mutabakatı
Müşteri mutabakat beyanı, satıcı mutabakatına çok benzer. Müşterinin kitaplarının kitaplarımızla uyumlu olup olmadığını kontrol etmek için hazırlanmıştır. Çoğu şirket, müşteri mutabakatını satıcı mutabakatına göre bir öncelik olarak ele alır. Bunun nedeni, paranın müşterilerden alınmasıdır ve muhasebeye ilişkin kayıtlarla ilgili bazı sorunlar nedeniyle ödemelerin beklemede olmaması için her zaman mutabakat sağlanması daha iyidir.
Sapmaların nedenleri aşağıdaki gibidir:
- Müşteriler tarafından rezerve edilen iadeler kitaplarımızda görünmüyor.
- Müşteri tarafından kesilen vergiler defterlerimizde yer almamaktadır.
- Defterimize satış olarak kaydedilen taşınan mallar.
- Doğrudan banka hesabımıza havale edilen ödemeler kaydedilmez.
İyi bir uygulama, dönüşümlü olarak aylık müşteriler arasında mutabakat sağlamaktır. Bir şirketin 100 tekil müşterisi olduğunu ve her ay 10-15 civarında müşteri defteri mutabakatının yapılması gerektiğini varsayalım.
Ayrıca, mutabakat tamamlandıktan ve her iki tarafça onaylandıktan sonra, belirli süre için bir bakiye teyit sertifikası verilebilir. Açılış bakiyelerinin yeniden kontrol edilmesine gerek kalmamasını sağlayacaktır. Ayrıca anlaşmazlıkları çözmeye yardımcı olur.
# 4 - Şirketler arası mutabakat
Grup şirketleri (Holding, iştirak vb.) Konsolide Hesap Defterleri hazırlamak zorundadır. Bu Defterlerin, Holding Co.'dan Bağlı Ortaklık Şirketi'ne satış gibi şirketler arası işlemleri ortadan kaldırması gerekir. Bunun için, Hesap Defterlerinin her zaman senkronize olması ve bu nedenle konsolidasyon işlemi yapılmadan önce düzenli olarak mutabakata varılması son derece önemlidir. .
# 5 - İşletmeye özel mutabakat
Her işletme, yukarıda belirtilen temel olanların ötesinde başka mutabakatlar hazırlamak zorunda kalacaktır. Buna bir örnek, Mal Maliyetleri mutabakatıdır.
Bu mutabakat, envanteri tutmadıkları için hizmet sektörü için geçerli olmayacaktır. Ancak, envanteri tutan işletmeler için hayati öneme sahiptir.
Satılan malların maliyeti nedir?
Satılan malların maliyeti = Stok Açma + Satın Alma - Stok Kapatma
Satılan malın maliyeti = Satış - Kar
İki yöntemden biri malların maliyetine ulaşabilir. Her ikisinin de aynı miktarda olması gerekir. Değilse, farklılıkların nedenlerini bulmak için bir mutabakat beyanı hazırlanmalıdır. Ayrıca, Kapanış Stokunun fiziksel doğrulaması yapılmalı ve aynısı Hesap Defterlerinde görünen Kapanış Stokuyla mutabık kılınmalıdır.
Kitapların Mutabakatı Videosu
Mutabakatları gerçekleştirirken MS Excel için faydalı ipuçları
- Excel'deki tüm temel formüllerle standartlaştırılmış bir şablon hazırlanmalıdır. (Yukarıda gösterilen format kullanılabilir)
- Satıcı / Müşteri mutabakatı durumunda, Fatura No. , Vlookup işlevini gerçekleştirmek ve mutabakat sürecini daha basit hale getirmek için temel alınabilecek standart bir alan görevi görür. Excel Vlookup İşlevini kullandıktan sonra özel bir yapıştırma yaptığınızdan emin olun.
- Borç ve alacak girişlerini ayrı ayrı filtreleyin ve bunları ayrı ayrı uzlaştırın. Girişleri ayırmanın başka bir yolu, bunları türlere göre filtrelemektir, yani Ödemeler, Faturalar, İadeler, Diğer Düzenlemeler. Bunları ayrı ayrı uzlaştırmak ve ardından farklılıkları eklemek faydalı olacaktır.
