Küçük Kasa Defteri Anlamı
Küçük Kasa Defteri, küçük nakit harcamalarının, yani şirketin günlük faaliyetlerinde gerçekleştirdiği küçük tutardaki harcamaların kaydedilmesi amacıyla kullanılan muhasebe defteridir.
Küçük kasa defteri, doğrudan iş koluyla ilgili olmayan, işletmenin normal günlük harcamalarını ifade eden küçük nakit harcamalarının resmi bir özeti olarak ifade edilebilir. Küçük kayıt masrafları için kullanılan ve değeri düşük bir muhasebe kitabıdır.
Küçük Kasa Defteri Nasıl Çalışır?
- Muhasebenin temeli, yevmiye, defter ve Küçük kasa defterini içeren üç ana muhasebe terimi ve hesabında yatmaktadır. Hesap defterlerine kaydedilen her işlem, ele geçirilmek için bu üç ana hesaptan geçer.
- Günlük, muhasebenin başlangıç noktası olan defter tutmanın ayrılmaz bir parçasıdır ve tüm ticari işlemleri kaydeder. Buna karşılık, Küçük kasa defteri, kasa hesabıyla ilgili işlemi kaydeder. Dergi başlangıcından itibaren şirketin muhasebe defterlerinin kesinleştiği defterler yardımıyla Defter hesabı hazırlanır.
- Ancak, işin olağan seyri sırasında çok küçük ve nominal tutarda olan ve kasa hesabına kaydedilmeyen birkaç işlem vardır. Bu tür işlemler için Petty Cash Book kullanılır.
Küçük Kasa Defterinin Formatı
Aşağıda Küçük Kasa Defterinin örnek formatı bulunmaktadır.
Makbuzların ve ödemelerin kaydedilmesinden sorumlu olan kişi küçük kasiyer olarak bilinir. Şirkette küçük kasa defteri genellikle şirketin idari departmanı tarafından tutulur çünkü hesap departmanları genellikle daha önemli ticari işlemlerle meşgul olur ve ayrıca yönetici departmanı sadece bu tür harcamalardan sorumludur.
Küçük Kasa Defter Sistemleri
Nakit, aşağıdaki küçük kasa sistemi esasına göre küçük kasiyere verilir: -
# 1 - Sıradan Küçük Nakit Sistemi
Bu sistemde, küçük kasiyere götürü miktar nakit verilir. Kasiyer, baş kasiyerin incelemesi için tüm masrafların bir kaydını tutmaktan ve günlük harcamaları tekrar çalıştırmak için yeni fonlar talep etmeden önce bunu sunmaktan sorumludur.
# 2 - Küçük Nakit Imprest Sistemi
Küçük Nakit İhracı Sisteminde, küçük kasiyer tutarı, genellikle bir ayın veya bir haftanın altında olan belirli bir süre için sabitlenir. Bu süre altında, kasiyer küçük kasa hesabını verilen bütçe altında çalıştırmalıdır. Dönem sonunda kasiyer raporu sunar ve harcadığı tutar bir önceki ayın başlangıcındaki başlangıç bakiyesine eşit olacak şekilde geri ödenir. Harcamanın, verilen miktarı aşması durumunda, belirli bir süre için fonların yenilenmesi için baş kasiyere gerekliliğin bildirilmesi gerektiğini belirten özel bir talep. Imprest Petty Cash System, küçük kasa hesaplarını işletmek için şirketler tarafından yaygın olarak benimsenmiştir.
Avantajlar
- Bu Küçük Nakit Sistemi yönteminde, fiili nakit ihtiyacı etkin bir şekilde karşılanmaktadır. Örneğin, bir ayda 1.000 $ sadece bu tür harcamalarda harcanıyorsa, sorumlu tarafa aktarılan ilk tutar, dönem ve harcamaların oluşumunun niteliği analiz edildikten sonra hemen artırılabilir veya azaltılabilir.
- Imprest Petty Cash System ayrıca, baş kasiyer periyodik olarak gözden geçirdiği için defter tutma sırasında oluşabilecek herhangi bir hata olasılığını en aza indirir.
- Denenmiş ve test edilmiş ve aynı zamanda daha az zaman alan ve verimli olan verimli bir yöntemdir.
- Bu yöntem aynı zamanda firmaya maliyet tasarrufu sağlayabilir çünkü küçük nakit harcamalarında katlanılan tutar dikkatlice analiz edilir ve ne kadar nakit gerektiğinin farkına varmak için periyodik olarak kontrol edilir ve şirket küçük kalemlerde harcamaları nerede kısabilir?
- Imprest Petty Cash System ayrıca personelin nakit parayı etkin bir şekilde nasıl kullanacakları konusunda yaşlılarına değerini kanıtlamak için firmanın gelecekteki nakit yöneticileri olarak görülebilmelerini sağlar.
Dezavantajları
- Bu sistemin kullanımı bazen çok uzun zaman alabilir ve çoğu zaman arkasında çalışmak için bir miktar kaynak gerektirir ve bu da diğer bazı verimli ve yararlı görevlerde de kullanılabilir.
- Sistemin periyodik olarak tekrar gözden geçirilmesi gerekir ve kaydedilen her tutarın her bir masrafla eşleştirilmesi gerekir; bu, girişlerin miktarı iş dünyasında önemli bir miktardaysa uzun bir süreç haline gelebilir.
Sonuç
Küçük kasa defteri, harcamaları kaydetmenin manuel bir sistemidir ve genellikle hatalara meyillidir ve bazen, özellikle büyük bir şirkette kitapları tutmak ve her işlemi kaydetmek için külfetli bir görev haline gelir. Ancak, bugünlerde bunun üstesinden gelmek için birçok şirket eski muhasebe sistemini hurdaya çıkarıyor. Kurumsal kredi kartları veya taksitli yazılım kullanımı olan, hem nominal hem de önemli miktarlardaki ticari işlemleri kaydetmek için etkili bir sistem olan modern bir defter tutma sistemine geçiyorlar.
Zamanla küçük kasa kayıt defteri önemini yitirdi, ancak modern teknolojinin gerçekleşmediği şirketlerde kayıt yapmak için hala kullanışlı bir araç olarak kullanılabilir.
